Real estate services

Tender description

Die BGW beabsichtigt, die Durchführung ganzheitlicher Dienstleistungen zur Steuerung des Immobilienmanagements aufgeteilt in Gebäudemanagement (GM) und Facility Management (FM) für alle ihre Objekte zu vergeben, um sich in ihren Verwaltungsfunktionen auf die Kernfunktionen der gesetzlichen Unfallversicherung zu konzentrieren. Unter GM in Sinne dieser Vergabe wird die operative Bewirtschaftung der Vertragsobjekte verstanden. Dem FM dagegen obliegen Beratungs- und Planungsleistungen zur Sicherstellung der bedarfsgerechten Funktionalität der Objekte. Auftragsgegenstand ist die Durchführung ganzheitlicher Dienstleistungen zur Steuerung des Gebäudemanagements der BGW. Nicht Gegenstand dieses Auftrags ist die Erbringung der zugehörigen gewerblichen Ausführungsleistungen. Die Ausführungsleistungen werden separat an dritte Unternehmen vergeben und sind durch den Auftragnehmer im Rahmen des hiesigen Auftragsgegenstands zu steuern. Zur Sicherstellung einer transparenten und wettbewerbswahrenden Beschaffung soll dabei grundsätzlich die Bedarfsermittlung einschließlich Steuerung einerseits (zuständig: Auftragnehmer) von den Ausführungsleistungen anderseits (zuständig: Dritte) getrennt werden (Grundsatz der Trennung von Bedarfsermittlung und Bedarfsdeckung). Soweit der Auftragnehmer deshalb beabsichtigt, neben den von ihm geschuldeten Leistungen zur Bedarfsermittlung und Steuerung auch von ihm zu betreuende bzw. zu steuernde Ausführungsleistungen selbst zu erbringen, mit ihm verbundene Unternehmen sich an vom Auftragnehmer für den Auftraggeber betreuten oder durchgeführten Vergabeverfahren über solche Ausführungsleistungen beteiligen oder mit ihm verbundene Unternehmen solche Ausführungsleistungen erbringen oder beabsichtigen zu erbringen, muss der Auftragnehmer eigenverantwortlich die vorbenannten Grundsätze – bei der Durchführung von Vergabeverfahren insbesondere auch die Vergabegrundsätze und -vorschriften – beachten. Nähere Einzelheiten ergeben sich aus den mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe versandten Vergabeunterlagen. Erwartet wird, dass die technischen und kaufmännischen Funktionen des Gebäudemanagements in hoher fachtechnischer und betriebswirtschaftlicher Qualität erfüllt werden. Ziel ist es, einen reibungslosen, störungsfreien Verwaltungsbetrieb sicherzustellen, die Betriebskosten zu minimieren und den Vermögenswert der Immobilien zu sichern. Eine Entlastung der BGW von Gebäudemanagement-Aufgaben, bei gleichzeitiger Sicherstellung der durchgängigen und stetigen Durchführung sowie einer hinreichenden Qualität des Gebäudemanagements, kann unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen (insbesondere der Struktur und des Aufbaus der Institution und Aufgaben des Auftraggebers) nur durch Übertragung der auftragsgegenständlichen Leistungen des Gebäudemanagements an einen Auftragnehmer erreicht werden. Der besonderen – erfolgskritischen – Relevanz der nachhaltigen Verfügbarkeit personeller Ressourcen sowie der Gewährleistung BGW-weiter, hoher Service Level Standards kann nur durch den Einsatz eines gesamtverantwortlichen GM-Dienstleisters entsprochen werden. Der Auftragnehmer ist als dieser GM-Dienstleister somit verantwortlich für die ganzheitliche Steuerung des Gebäudemanagements über alle zu betreuenden Objekte der BGW einschließlich einer zentralen Koordinationsfunktion über die jeweils ausführenden Dienstleister (Services), von der Planung über die Bewirtschaftung der Objekte bis hin zur Dienstleisterauswahl und -steuerung (einschl. Vertrags- und Mangelmanagement) und der Erstellung eines spezifischen Berichtswesens. Darüber hinaus übernimmt er die Durchführung der verantwortlichen technischen Betriebsführung/Objektbewirtschaftung sowie des Gefahren-, Notfall- und Störfallmanagements. Hierunter fallen u. a. auch Beschreibungen von Leistungen zur Prüfung, Inspektion und Wartung von baulichen und technischen Anlagen (z. B. DGUV V3-Prüfungen). Auch obliegt dem GM-Dienstleister die Durchführung von kaufmännischen Verwaltungsleistungen, u. a. Aufstellung und Abstimmung von Wirtschaftsplänen sowie Erbringung kaufmännischer Dienstleistungen (Rechnungsprüfungen, Nebenkosten-abrechnungen etc.). Klarstellend wird festgehalten, dass der Auftragnehmer seine Leistungen stets unter Beachtung aller gesetzlichen und berufsständischen Vorgaben zu erbringen hat, etwa unter Beachtung des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG). 3.1.1 Zur Umsetzung dieser Vorgaben erbringt der Auftragnehmer nach Maßgabe des abzuschließenden Vertrages insbesondere folgende wesentlichen Leistungen im Rahmen eines Pauschalpreises: — Leistungskomponente 1: Verantwortliche Durchführung der GM-Gesamtleitung, — Leistungskomponente 2: Verantwortliche Durchführung der Objektleitung, — Leistungskomponente 2.1: Unterstützung und Vertretung der Objektleitung für die Hauptverwaltung (Objektbetreuung), — Leistungskomponente 3: Unterstützung in der Entwicklung von strategischen Zielen und Standards, — Leistungskomponente 4: Koordination und Sicherstellung der Durchführung des Gefahren-, Notfall- und Störfallmanagements – Leistungskomponente 5: Betriebsführung/Objektbewirtschaftung/Gebäudemanagement, — Leistungskomponente 5.1: Steuerung der Betriebsführung/des Objektbetriebs, — Leistungskomponente 5.2: Gewährleistung und Steuerung des infrastrukturellen Gebäudemanagements, — Leistungskomponente 5.2.1: Gewährleistung und Steuerung der Reinigungsdienste, — Leistungskomponente 5.2.2: Gewährleistung und Steuerung des Winterdienstes, — Leistungskomponente 5.2.3: Gewährleistung und Steuerung der Sicherheitsdienste, — Leistungskomponente 5.2.4: Gewährleistung und Steuerung der Entsorgung/Abfallbeseitigung, — Leistungskomponente 5.2.5: Gewährleistung und Steuerung der Außenanlagepflege und Innenbegrünung, — Leistungskomponente 5.3: Leistungen des technischen Gebäudemanagements, — Leistungskomponente 5.3.1: Steuerung der Leistungserbringung Wartung durch vertraglich gebundene Dienstleister, — Leistungskomponente 5.3.2: Planung, Koordinierung und Steuerung von Unterhaltungsmaßnahmen, — Leistungskomponente 5.3.3: Gewährleistung und Steuerung der Durchführung von DGUV V3 - Prüfungen, — Leistungskomponente 5.4: Leistungen des kaufmännischen Gebäudemanagements, — Leistungskomponente 5.4.1: Rechnungsprüfung und Haushaltsüberwachung im Gebäudemanagement, — Leistungskomponente 5.4.2: Vertretung der BGW als Mieter, — Leistungskomponente 5.4.3: Unterstützung beim Ankauf und Verkauf von Eigentumsobjekten, — Leistungskomponente 5.4.4: Verwaltung fremdvermieteter Objekte/Objektteile, — Leistungskomponente 5.4.5: Erstellung und Prüfung von Nebenkostenabrechnungen, — Leistungskomponente 5.4.6: Durchführung des Vergabe- und Vertragsmanagements mit ausführenden Unternehmen im Leistungsbereich Gebäudemanagement - Leistungskomponente 5.5: Durchführung des Mangelanspruchsmanagements im Leistungsbereich Gebäudemanagement, — Leistungskomponente 6: Konzeption, Bereitstellung, Betrieb und Fortschreibung eines CAFM, — Leistungskomponente 7: Durchführung der GM-Dokumentation, — Leistungskomponente 8: Durchführung des GM-Berichtswesens. Soweit der Auftragnehmer im Rahmen des Vertrages Vergabemanagementleistungen im Namen der BGW zu übernehmen hat, hat er dabei, insbesondere bei der Durchführung von Vergabeverfahren, alle geltenden Vorschriften, insbesondere vergabe- und haushaltsrechtliche Vorschriften (z. B. GWB, VgV, UVgO, VOB/A, VOF) sowie die BGW-Richtlinien zur Vergabe an einen dritten Dienstleister zu beachten und einzuhalten. 3.1.2 Nachfolgende Leistungskomponenten sind Bestandteil des abzuschließenden Vertrages mit dem Auftragnehmer, werden dabei aber erst mit Eintritt eines bestimmten Ereignisses (Fertigstellung des Präventionszentrums Hamburg) zu Regelleistungen: — Leistungskomponente 2. (Verantwortliche Durchführung der Objektleitung) für das Präventionszentrum, — Leistungskomponente 2.2 (Unterstützung und Vertretung der Objektleitung für das Präventionszentrum (Objektbetreuung)). 3.1.3 Nachfolgende Leistungskomponenten sind Bestandteil des abzuschließenden Vertrages mit dem Auftragnehmer, werden dabei aber lediglich bedarfsabhängig abgerufen: — Einmalige Leistungen zur Einnahme/ Aufnahme des Regelbetriebs — Leistungskomponente 5.4.3: Unterstützung bei Ankauf und Verkauf von Eigentumsobjekten — Leistungskomponente 5.4.7: Durchführung des Verfahrens der (Neu-) Vergabe zur Auswahl eines Pächters zum Betrieb der Kantine der Hauptverwaltung Hamburg — Leistungskomponente 5.6 (Vorbereitung und Übernahme des Betriebs des Präventionszentrums der BGW/VBG in Hamburg) Hierbei wird von einer aktuell abschätzbaren Menge von 100 Personentagen (= PT) ausgegangen, die Grundlage der Bewertung der Angebote im weiteren Vergabeverfahren sein wird und für die der Bieter mit seinem Angebot einen Preis (Tagessatz) anzugeben hat, wobei ein Tag 8 Arbeitsstunden (ohne Reisezeiten) entspricht. Eine detaillierte Leistungsbeschreibung der dem Auftragsgegenstand zu Grunde liegenden Leistungskomponenten nach Ziff. 3.1 bis 3.1.3 wird den im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerbern mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe übersendet. Sicherzustellen ist die bedarfsgerechte Funktionalität der Gebäude der BGW sowie deren Werterhaltung und Wertsteigerung. Der Auftragsgegenstand gliedert sich hierzu einerseits in die stetige Bewertung der Gebäudezustände und der Aufzeigung von Handlungsnotwendigkeiten, andererseits um die fundierte Beratung der BGW hinsichtlich der Entwicklungsmöglichkeiten ihrer Gebäude. Hierzu bereitet der FM-Dienstleister auch die kalenderjährlich zu erstellende Investitionsplanung vor. Die anstehenden investiven Baumaßnahmen sind planerisch vorzubereiten und auch unter Berücksichtigung von alternativen Lösungsvorschlägen den Entscheidungsträgern vorzutragen (gem. Leistungsphase 1 der HOAI). Dabei wird mit der planerischen Umsetzung jener Baumaßnahmen, deren anrechenbaren Baukosten oberhalb von 25 000 EUR netto, aber unter einem Betrag liegen, der durch die Genehmigungsfreigrenze der Aufsichtsbehörde der Auftraggeberin nach § 85 Abs. 2 SGB IV (für 2021 liegt dieser bei 505 800,00 EUR brutto) definiert wird, generell dem FM-Dienstleister mittels gesonderter HOAI-Verträge beauftragt. 3.2.1 Zur Umsetzung dieser Vorgaben erbringt der Auftragnehmer nach Maßgabe des abzuschließenden Vertrages regelmäßig insbesondere folgende wesentlichen Leistungen im Rahmen eines Pauschalpreises: — Leistungskomponente 1: FM-Beratung und Unterstützung in der Entwicklung von strategischen Zielen und Standards, — Leistungskomponente 2: Bedarfsermittlung, Planung und Steuerung von Investitionsmaßnahmen, — Leistungskomponente 3: Durchführung des Vergabe- und Vertragsmanagements mit ausführenden Unternehmen im Leistungsbereich Facility Management, — Leistungskomponente 4: Rechnungsprüfung und Haushaltsüberwachung im Facility Management, — Leistungskomponente 5.1: Unterstützung der BGW bei der Anmietung, — Leistungskomponente 6: Durchführung der FM-Dokumentation, — Leistungskomponente 7: Durchführung des FM-Berichtswesens. Planerische Leistungen für investive Maßnahmen werden über einen gesondert abzurechnenden HOAI-Vertrag abgerechnet. 3.2.2 Nachfolgende Leistungskomponenten sind Bestandteil des abzuschließenden Vertrages mit dem Auftragnehmer, werden dabei aber erst mit Eintritt eines bestimmten Ereignisses (Fertigstellung des Präventionszentrums Hamburg) zu Regelleistungen: — Leistungskomponente 2.1: Bedarfsermittlung, Planung und Steuerung von Investitionsmaßnahmen für das Präventionszentrum der BGW/VBG in Hamburg. 3.2.3 Nachfolgende Leistungskomponenten sind Bestandteil des abzuschließenden Vertrages mit dem Auftragnehmer, werden dabei aber lediglich bedarfsabhängig abgerufen: — Einmalige Leistungen zur Einnahme/Aufnahme des Regelbetriebs, — Leistungskomponente 2.2: Vorbereitung und Übernahme des Betriebs des Präventionszentrums der BGW/VBG in Hamburg, — Leistungskomponente 5.2: Unterstützung bei Ankauf und Verkauf von Eigentumsobjekten. Hierbei wird von einer aktuell abschätzbaren Menge von 100 Personentagen (= PT) ausgegangen, die Grundlage der Bewertung der Angebote im weiteren Vergabeverfahren sein wird und für die der Bieter mit seinem Angebot einen Preis (Tagessatz) anzugeben hat, wobei ein Tag 8 Arbeitsstunden (ohne Reisezeiten) entspricht. 3.2.4 Überschreiten die nach DIN 276-1: 2008-12 ermittelten anrechenbaren Baukosten die oben benannte Genehmigungsfreigrenze nach § 85 Abs. 2 SGB IV sind die Leistungsphasen 2 bis 8 im Sinne der HOAI im Namen der BGW an einen Dritten zu vergeben. Zur Erleichterung der Vergabe dieser Leistungen beabsichtigt die Auftraggeberin eine Rahmenvereinbarung mit einem weiteren Dienstleister zu schließen. Leistungsgegenstand des Auftragnehmers als originärem FM-Dienstleister der BGW sind dabei aber insbesondere weiterhin: — Initiierung und verantwortliche Durchführung der Vergabeverfahren unter Beachtung und Einhaltung aller geltenden Vorschriften, insbesondere vergabe- und haushaltsrechtlicher Vorschriften, Verordnungen, Satzungen, technischen Richtlinien, DIN-Vorschriften und insbesondere der BGW-Richtlinien zur Vergabe an einen dritten Dienstleister (einschl. Angebotsbewertungen und Erarbeitung eines Vergabevorschlags) für maßnahmenbedingte Architekten- und Ingenieurleistungen gemäß der HOAI-Leistungsphasen 2 bis 8. Soweit der Auftragnehmer der Rahmenvereinbarung für Maßnahmen hiermit beauftragt wird, entfällt dieser Teil für den FM-Dienstleister, — Steuerung des dritten Vertragspartners auf Grundlage der Empfehlungen der AHO-Kommission „Projektsteuerung/Projektmanagement“. Zum Zwecke der mit der Beschaffungskonzeption verfolgten Sicherstellung des Grundsatzes der Trennung von Bedarfsermittlung und Bedarfsdeckung ist der Auftragnehmer als originärer FM-Dienstleister der BGW als Bewerber/Bieter/Auftragnehmer für die Durchführung der HOAI-Leistungsphasen 2 bis 8 oberhalb anrechenbarer Baukosten über der oben benannten Genehmigungsfreigrenze nach § 85 Abs. 2 SGB IV ausgeschlossen. Eine detaillierte Leistungsbeschreibung der dem Auftragsgegenstand zu Grunde liegenden Leistungskomponenten nach Ziff. 3.2 bis 3.2.3 wird den im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerbern mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe übersendet. 3.2.5 Zum Zeitpunkt des voraussichtlichen Beginns der Auftragsausführung am 1.4.2021 (vgl. unten unter 5.) bestehen noch HOAI-Verträge mit dritten Planern für laufende Baumaßnahmen, die parallel zur Auftragsdurchführung der mit diesem Verfahren ausgeschriebenen Leistungen zu Ende geführt werden.