Real estate services

Tender description

Sipoon kunnan tekniikka- ja ympäristöosasto pyytää tarjousta kahden (2) sote-kiinteistön kiinteistönhoidosta ja -huollosta. Kohteet ovat Nikkilän terveysasema (Jussaksentie 14) ja Seniorikeskus (Jussaksentie 18). Tarjous tulee antaa tarjouspyynnön liitteenä olevalle tarjouslomakkeelle sen erittelyn mukaisista eri hoito- sekä palvelukokonaisuuksista. Tehtäväkokonaisuuksien osalta toimittajan tulee täydentää myös yksikköhinnat. Sopimuksen mukaiset tehtävät on kuvattu Palvelukuvaus-liitteissä. Sopimuskauden on suunniteltu alkavan 1.2.2020. Sopimus on voimassa kaksi (2) vuotta alkamisajankohdasta. Tarjousneuvottelujen yhteydessä sovitaan ennen sopimuksen mukaisten töiden aloittamista tehtävistä katselmuksista, perehdyttämisestä ja niiden kustannuksista. Kohteisiin tutustumista edellytetään kaikilta tarjoajilta. Tutustuminen suoritetaan erikseen sovittavana ajankohtana tilaajan edustajan kanssa. Tarjoajan tulee tutustua tilattavaa palvelua koskeviin tarjouspyyntöasiakirjoihin. Hankinnan kohteena oleva huollettava bruttoala Nikkilän terveysaseman osalta on 8 596 m2 ja Seniorikeskuksen osalta 4 548 m2. Kohteista lisätietoja tarjouspyynnön liitteenä olevalla Kohdetiedot – Sipoon kunta -lomakkeella. Sopimuksen mukaiset tehtävät kuvattu Palvelukuvaus-liitteissä. Kiinteistön tilojen käyttäjien tarpeita tukevat viihtyisät ja häiriöttömät käyttöolosuhteet turvataan suunnitelmallisesti ja ammattitaitoisesti toteutetulla kustannustehokkaalla kiinteistönhoitotoiminnalla ja teknisten järjestelmien käyttö- ja huoltotoiminnalla. Kiinteistöjen riskejä hallitaan suunnitelmallisella ja ammattitaitoisesti toteutetulla kiinteistöjen teknisten järjestelmien hoito- ja huoltotoiminnalla sekä systemaattisesti toteutetulla kunnossapitotoiminnalla. Tavoitteena on kiinteistöjen ylläpidon johtamista ja palveluita tukevien työkalujen ja toimintatapojen kehittäminen sekä tilaajan että palveluntuottajan organisaatioissa. Tavoitteiden saavuttamisessa korostuvat palveluntuottajan nimeämien henkilöiden valmiudet ja kyky toimia tilaajan tarpeiden ja arvojen mukaisesti sekä kehittää ylläpitotoimintaa kiinteistöissä. Sopimukseen kuuluvat tehtävät hoidetaan arkipäivinä kulloinkin vallitsevien olosuhteiden ja tehtävien vaatimalla henkilövahvuudella sekä pätevyydellä. Nimetyn palveluhenkilöstön on oltava tavoittavissa ja saatavissa paikalle arkipäivisin klo 7–16. Sopimuksen mukaiset työt toteutetaan palveluntuottajan työjohdon alaisuudessa. Työajan ulkopuolella on voimassa päivystysvelvoite. Työajan ulkopuolelle ajoittuvat tehtävät tulee suorittaa palvelukuvauksen mukaisesti. Tehtävät tulee aina toteuttaa siten, että ne aiheuttavat mahdollisimman vähän häiriötä kiinteistön toiminnalle ja tilojen käyttäjille. Toimenpiteistä, jotka aiheuttavat häiriöitä kiinteistön toiminnalle on ilmoitettava/sovittava etukäteen tilaajan nimeämien vastuuhenkilöiden kanssa. Määräaikaishuoltojen toteuttaminen ei saa olla este muun hoitotoiminnan toteutukselle, kuten esimerkiksi vikakorjauksille ja palvelupyynnöille. Huoltojen ja tehtävien toteutuskerrat on esitetty tehtävänkuvauksissa. Tarkempi huoltojen/tehtävien aikataulutus tehdään yhteistyössä palveluntuottajan ja tilaajan kanssa tarjousneuvotteluiden aikana tai viimeistään ennen toiminnan aloittamista. Ennen määräaikaishuoltoja tilaaja, palveluntuottajan vastuullinen kiinteistönhoitaja ja huollon toteuttaja käyvät läpi lähtökohdat huoltojen toteutukselle. Vastaavasti huoltojen jälkeen annetaan molemmin puoleinen palaute sekä käydään läpi tehdyt toimenpiteet ja havaitut puutteet. Sopimukseen kuuluvat kohteet vaativat vakaan toimintaympäristön käyttäjien ympärivuorokautisen toiminnan takaamiseksi. Toiminnan kannalta kriittisiä osa-alueita ovat mm. kiinteistön olosuhteet, teknisten järjestelmien toimivuus, käyttäjäturvallisuus sekä päivystyspalveluiden saatavuus. Osa-alueiden toimivuus vaatii suoria valvonta- ja vastuuketjuja, joiden avulla on mahdollista saavuttaa vaadittava laatutaso sekä valvoa laatutason toteutumista. Näiden syiden takia palvelukuvauksen mukaisia töitä ei saa teettää alihankkijalla. Poikkeuksena ovat ulkoalueiden hoitoon liittyvät työt. Palveluntuottajan tulee aktiivisesti seurata ja havainnoida vikoja ja puutteita sekä myötävaikuttaa toiminnallaan, että nämä epäkohdat tulevat hoidetuksi kuntoon (esim. raportointi tilaajan vastuuhenkilöille ja/tai korjaajan tilaaminen). Palveluntuottaja on velvollinen pitämään kirjaa kriittisistä hälytyksistä. Hoidon päivystysvelvoite sisältyy sopimukseen siten, että palveluntuottajalla on ympärivuorokautinen päivystysnumero, johon voidaan jättää päivystäjälle ilmoitus viasta. Päivystysvelvoite kattaa myös valvontajärjestelmistä tulevat hälytykset. Päivystäjän kautta palveluntuottaja tekee ratkaisun vian korjauksen kiireellisyydestä ja välittömistä toimenpiteistä. Tilaajan teknisellä päivystäjällä hyväksytettävät toimenpiteet sovitaan ennen sopimuksen alkua. Lisätietoja Sopimusohjelma – Sipoo -liitteessä.