Document management system

Tender description

Der Ruhrverband plant die Einrichtung eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems für den hausweiten Einsatz als Basis für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Die DMS-Lösung soll das Führen aller Unterlagen des Ruhrverbandes in elektronischen Akten und die Bearbeitung von Fachvorgängen auf Basis der DMS-Inhalte ermöglichen. Die elektronische Aktenführung soll unabhängig von den Quellen der Unterlagen erfolgen, also sowohl für gescanntes Papier, Fax-Eingänge, Dateien und E-Mails stattfinden. Das Ablegen der Unterlagen im DMS soll bereits vor und während der eigentlichen Sachbearbeitung erfolgen – die Sachbearbeitung soll somit auf Basis der im DMS vorliegenden Dokumente stattfinden. Das DMS soll zu diesem Zweck Unterlagen mittels enthaltener Postkorb-Funktion in Umlauf geben können. Die hausweite Einführung des DMS soll in Schritten erfolgen. Nach Einrichtung von Basisfunktionen zur Unterstützung wiederkehrender dokumentenzentrischer „Mikro-Prozesse“ sollen in immer mehr Fachbereichen spezifische Ablagestrukturen eingerichtet werden. Hierdurch sollen immer mehr Anwender das DMS nutzen können und von dieser neuen Anwendung profitieren. Bezüglich des Betriebs der DMS-Plattform soll die angebotene Lösung dahingehend flexibel gestaltet sein, dass sie sowohl intern, als auch unter interner Betriebsführung auf einer Cloud-Plattform als auch in einer späteren Betriebsphase vollständig extern als SaaS (Software as a Service) Lösung betrieben werden kann. Diese hiermit vorliegende Ausschreibung umfasst jedoch nicht den Betrieb der angebotenen Lösung als SaaS-Lösung. Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Einrichtung der DMS-Basisfunktionen, bestimmter dokumentenzentrischer Prozessabläufe sowie der Fachablagen für bestimmte Fachbereiche.