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Tender description

Die TenneT plant das Posteingangsmanagement des laufenden Posteingangs für alle physischen, nicht-technischen Dokumente durch einen externen Dienstleister durchführen zu lassen. Der Auftraggeber richtet für die zentrale Sammlung des Belegguts eine Großempfängerpostleitzahl (GE-PLZ) für alle bestehenden und zukünftigen Posteingangsstandorte des Auftraggebers ein. Die Sendungen werden an das für den Auftragnehmer zuständige Briefzentrum umgeroutet. Der Auftragnehmer übernimmt den Transport der Sendungen vom Briefzentrum zum Digitalisierungsstandort. Der Auftraggeber richtet für die zentrale Sammlung des Belegguts eine Großempfängerpostleitzahl (GE-PLZ) für alle bestehenden und zukünftigen Posteingangsstandorte des Auftraggebers ein. Die Sendungen werden an das für den Auftragnehmer zuständige Briefzentrum umgeroutet. Der Auftragnehmer übernimmt den Transport der Sendungen vom Briefzentrum zum Digitalisierungsstandort. Im Rahmen der Öffnungsprüfung werden nicht zu verarbeitende Sendungen vom Auftragnehmer ausgesteuert und an den Auftraggeber ungeöffnet übergeben. Für das relevante Beleggut erfolgt anschließend die Arbeitsvorbereitung, Scannen, Qualitätskontrolle, Indizierung, Bereitstellung der elektronischen Dokumente an den Auftraggeber (A) und physische Zwischenlagerung der Dokumente am Digitalisierungsstandort des Auftragnehmers (B). Die langfristige Einlagerung und Archivierung des Scangutes beim Auftragnehmer (B) wird als Option abgefragt, eine verbindliche Abnahme und Beauftragung dieser Archivierungsleistung erfolgt nicht. Die Entscheidung für den Zuschlag der Option erfolgt im Verhandlungsverfahren oder währen der Vertragslaufzeit. Die Archivierung der Dokumente im elektronischen Archivsystem des Auftraggebers wird durch den Auftraggeber ausgeführt. Dokumente, die aufgrund rechtlicher oder fachlicher Vorgaben sowohl digital als auch in physischer Form aufbewahrt werden müssen, sollen in einem physischen Archiv des Auftraggebers eingelagert und verwaltet werden, sofern nicht in Ausnahmefällen eine physische Aufbewahrung beim Auftragnehmer erfolgt (B) - als Option. Die Dokumentenlogistik führt der Auftragnehmer durch. Diese umfasst vor allem den Transport vom Digitalisierungsstandort des Auftragnehmers zum Auftraggeber. Im Falle einer Dokumentenanforderung durch den Auftraggeber, sofern die Dokumente noch beim Auftragnehmer liegen, übernimmt der Auftragnehmer die Dokumentenrecherche sowie die Dokumentenlogistik. Der Auftragnehmer übernimmt nach einer Zwischenlagerung die Vernichtung nicht physisch archivierungswürdiger Dokumente und - sofern die Option B gewählt wird - auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Vernichtung nicht mehr aufbewahrungspflichtige Dokumente.