Software programming and consultancy services

Tender description

Die Verantwortlichen im Geschäftsbereich 50.1 Technisches Bauamt / Liegenschaften der Stadt Unterschleißheim betreuen ca. 50 eigene oder angemietete Objekte wie z. B. Schulen, Kindergärten, Vereinsheime, Erbpachtgrundstücke, Veranstaltungshalle/-zentrum, Feuerwehr, Bauhof, Rathaus und Asylantenheime. Ferner gibt es Berührungspunkte zu der Bäderverwaltung der Stadtwerke USH. Die Aufgaben des Gebäudemanagements sind in den letzten Jahren weitestgehend zentralisiert worden. Zur optimalen Umsetzung der vielfältigen Aufgaben im FM, ist eine entsprechend leistungsfähige und den Anforderungen entsprechende Datenbasis und Systemunterstützung notwendig. Derzeit werden verschiedene IT-Systeme und zahlreiche Excel-Listen für die Bestands- und Bewegungsdatenverwaltung eingesetzt (u. a. CAD), welche nun durch ein zeitgemäßes, homogenes System (CAFM) abgelöst oder ergänzt werden sollen (inkl. Erweiterung der Funktionalitäten). Beschaffung, Implementierung und Bereitstellung von Software für das Facility Management (CAFM-System) für die Stadtverwaltung Unterschleißheim. II.2.4.1) Projekthintergrund und Ziele: Durch die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden CAFM-Systems sollen die wesentlichen Prozesse in den Bereichen der Bau- und Liegenschaftsverwaltung optimiert werden. Auch die weitere Vernetzung mit den Sachgebieten und der Abruf belastbarer Zahlen des Gebäudebetriebs sollen durch die zukünftige CAFM-Software unterstützt werden. Im Rahmen der Abbildung des gesamten Lebenszykluses der Miet- und Eigentumsobjekte sollen folgende Ziele erreicht werden: — Schaffung eines zentralen Datenpools für alphanumerische und graphische Daten, — Ablösung möglichst vieler FM-spezifischer Office-Datenbestände, — Sicherstellung der flächendeckenden Transparenz und Aktualität der Gebäudedaten, — Standardisierung, Strukturierung und Vereinfachung von FM-Prozessen (Effizienz, Effektivität), — Erleichterung der Steuerung von internen/externen Beteiligten durch Definition von Standard-Reports, — Vergleichbarkeit der Objekte untereinander (Benchmarking), — Erleichterung der Planbarkeit von FM-Budgets durch Kostentransparenz, — Unterstützung der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung, — Unterstützung der Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und des Werterhalts, — Kostenoptimierung. Durch das Erreichen dieser Ziele mit Unterstützung der zukünftigen CAFM-Software werden Effekte wie Effizienzsteigerung durch phasen- und abteilungsübergreifenden Einsatz und Zeit- und damit Kostenersparnis auf allen Ebenen erwartet. II.2.4.2) Organisation: Insgesamt sind im Geschäftsbereich 50.1 Technisches Bauamt / Liegenschaften sowie im Eigenbetrieb Stadtwerke der Stadt Unterschleißheim ca. 130 Mitarbeiter beschäftigt. Neben Fachkräften mit einer Hochschulausbildung als Architekt, Ingenieur oder Betriebswirt sind z. B. auch ausgebildet Kaufleute der Immobilienwirtschaft in den Fachbereichen vertreten. Diese Mitarbeiter sind fast ausschließlich steuernd tätig (d. h. keine operativ tätigen Handwerker, Reinigungsfachkräfte, etc.). Die operativen Tätigkeiten sind primär an externe Dienstleister vergeben. Teilweise gibt es in den Objekten interne Hausmeister. Im Rahmen der Leistungserbringung sind folgende Prozesse schwerpunktmäßig für den CAFM-System-Einsatz relevant: — Stammdatenverwaltung, — Wartung-Inspektion-Prüfung, — Instandsetzung, — Vertragsmanagement, — Gewährleistungsmanagement, — Bauprojektmanagement, — Bürgschaftsverwaltung, — Flächenverwaltung, — Energiemanagement, — Inventarmanagement, — Schließmittel- und Zutrittsmanagement, — Umzugsmanagement, — Haushaltsplanung und Controlling, — Miet- und Nebenkostenabrechnung, — Reinigungsmanagement, — Außenanlagenpflege. Ein entsprechendes Lastenheft für das CAFM-System kann unter www.hitzler-ingenieure.de/e-vergabe heruntergeladen werden. Neben der Information der Bewerber über den tatsächlichen Leistungsumfang, dient das Lastenheft als Basis für die Eignungskriterien (siehe II.2.9).