Industry specific software package

Tender description

Als eine der wenigen Städte bundesweit verfügt die Landeshauptstadt München über kein zeitgemäßes IT- Verfahren für die Sachbearbeitung im Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG). Für die Sachbearbeitung steht lediglich das 1995 als Interimslösung eingeführte Fachverfahren „AsylFM“ zur Verfügung. Mit diesem Verfahren können weder Fälle in Wohnungen, städtischen Notunterkünften oder Einrichtungen bzw. mit Einkommen bearbeitet werden noch das gesetzlich vorgeschriebene Sozialhilfeabgleichsverfahren mit dem Rententräger bzw. die ebenfalls gesetzlich vorgeschriebene Asylbewerberleistungsstatistik für das Bayerische Landesamt für Statistik durchgeführt werden. Nicht zuletzt angesichts der dramatisch steigenden Fallzahlen ist die Einführung eines zeitgemäßen IT-Verfahrens nötig. Aktuell steht der Sachbearbeitung eine Software für die Fallverwaltung, genannt „AsylFM“, zur Verfügung, sowieine Reihe von Calc-Makros für die Leistungsberechnung und Verbescheidung. Es handelt sich um ein Programm einer externen Firma, das 1995 ursprünglich als Interimslösung mit stark eingeschränktem Funktionsumfang für die LHM erstellt wurde. Der Funktionsumfang ist nicht adäquat und technisch ist die Software nicht für einen dauerhaft stabilen Mehr- Standorte- und Mehrbenutzerbetrieb geeignet. Zudem ist die Anwendung abhängig von einem Windows-Betriebssystem. Daher kommt diese Software sowohl hinsichtlich fachlicher als auch technischer Leistungsfähigkeit an ihre Grenzen, so dass der Fachbereich mittelfristig keine adäquate IT-Unterstützung hat, um bei steigenden Mengen an Fällen und Anwendern die Anforderun—gen des Tagesgeschäftes zu bewältigen. Da sich die Fallzahlen im Sommer 2015 nochmal stark erhöht haben, ist die Einführung einer adäquaten IT- Unterstützung zeitlich dringlich. Gegenstand der Ausschreibung ist 1. Lieferung und Installation einer Standardsoftware für die Sachbearbeitung des Bereichs AsylbLG. 2. Realisieren der ggf. nötigen Anpassungen der Standardsoftware an die Anforderungen der LHM. 3. Unterstützung bei der Konfiguration und der Inbetriebnahme des Fachverfahrens: Beratungsleistungen bei Workshops im Vorfeld, sowie persönlich in Form von Ansprechpartnern für das Anforderungsmanagement und die Fachverfahrensbetreuung und bei Tests, 4. Durchführung von Schulungen für ca. 300 Nutzer, Betreuer und Administratoren des neuen Fachverfahrens. 5. Die Migration der Falldaten aus dem Fallverwaltungssystem in das Fachverfahren. 6. Service, Anpassungen an gesetzlich vorgeschriebene Änderungen und Wartung des Fachverfahrens über 5 Jahre, mit optionaler Vertragsverlängerung um weitere 5 Jahre. 7. Dienstleistungskontingent über Stundensätze von ggf. später – außerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Anpassungen – notwendig werdenden Anpassungen.