Hotel, restaurant and retail trade services

Tender description

Das Hannover Congress Centrum (HCC) beabsichtigt im Rahmen seiner Bewirtschaftungsrechte in der HDI Arena den Betrieb der Kioske / mobilen Verkaufsstellen im Public Bereich für den Bundesligaspielbetrieb (nur 1. und 2. Bundesliga) sowie alle weiteren Fußballspiele (DFB Pokal, Freundschaftsspiele, etc.) mit Beteiligung von Hannover 96 ab der Saison 2021/2022 an qualifizierte Subunternehmer (Servicepartner) zu vergeben. Der Vertrag ist befristet auf die Saison 2021/2022, gilt also vom 1.7.2021 bis 30.6.2022. Er verlängert sich jeweils um eine weitere Saison bis zum Ablauf der Saison 2023/2024, wenn nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum jeweiligen Saisonende von einer Partei schriftlich gekündigt wird. Nach Ablauf der Saison 2023/2024 endet Vertrag automatisch, ohne dass es hierfür einer Kündigung bedarf. Maßgeblich für die Einhaltung der Kündigungsfrist ist der Eingang des Kündigungsschreibens bei der jeweils anderen Partei. Vorgesehen ist, den in verschiedene Bereiche eingeteilten Kioskbetrieb (siehe Lageplan) in 3 Losen an verschiedene Servicepartner zu vergeben. Pro Servicepartner wird maximal ein Los vergeben. Der geschätzte Nettowarenumsatz beträgt für Los 1 ca. 515 000 EUR pro Saison, für Los 2 ca. 477 000 EUR pro Saison und für Los 3 ca. 490 000 EUR pro Saison. Die Umsatzgröße ist abhängig von der Zuschauerzahl, der Ligenzugehörigkeit von Hannover 96, vom Wetter sowie der Anzahl der jeweiligen Spiele. Die Schätzung basiert auf den Umsätzen der 12 Spieltage in der Saison 2019/2020 sowie jeweils 17 Spieltagen der Saison 2018/2019 und Saison 2017/2018. Das HCC übernimmt keine Gewähr für die Erreichung eines bestimmten Warenumsatzes oder für die Durchführung der Spiele. Sollte Hannover 96 in der Saison 2021/2022 nicht in der 1. oder der 2. Bundesliga spielen, dann kann das HCC die Ausschreibung entschädigungslos aufheben bzw. frist- und entschädigungslos vom Vertrag zurücktreten. Die Ausübung des Bewirtschaftungsrechtes unterliegt strengen Qualitätsanforderungen, insbesondere an Erscheinungsbild, Ordnung, Sauberkeit, und professioneller Verkaufsorientierung. Die Anforderungen entsprechen den aktuellen Ausbildungsstandards für gastronomische Berufe sowie der jeweils aktuellen Gesetzgebung. Den Servicepartnern werden vollständig eingerichtete, den Anforderungen eines qualifizierten Kioskbetriebes entsprechende Kioske zur Verfügung gestellt, die der Anlage zu entnehmen sind. Sämtliche Bewerbungen beziehen sich auf alle drei Lose. Der Wareneinkauf und die Angebots- sowie Preisgestaltung erfolgt durch das Hannover Congress Centrum. In der HDI Arena wird bei allen Bewirtschaftungsaufgaben im Kiosksystem (mobile Verkaufsstellen) bargeldlos abgerechnet, sofern mit dem Veranstalter nichts anderes vereinbart ist. Sollte bei Spielen zusätzlich Bargeld genutzt werden, stellt der Servicepartner seinen Mitarbeitern das Wechselgeld zur Verfügung. Die Servicepartner erhalten für ihr Engagement einen umsatzabhängigen Anteil am jeweiligen Nettoverkaufserlös - bereinigt um Warendifferenzen-, pro Veranstaltung und abhängig vom jeweiligen Los / Kiosk / mobile Verkaufsstellen. Ein Entgelt seitens des HCC wird an den Servicepartner nicht entrichtet. Mit dem Angebot gibt der Bewerber den von Ihm geforderten Umsatzprovisionsanteil an, dieser darf insgesamt 19 % nicht übersteigen. Das Gebot kann nur in 0,5 % Schritten abgegeben werden. Der gebotene Umsatzprovisionsanteil ist unabhängig von der Umsatzhöhe und von der Ligazugehörigkeit von Hannover 96. Er gilt für die gesamte Vertragslaufzeit einschließlich aller Verlängerungsoptionen. Die Provisionsabrechnung erfolgt auf Basis der über das Paymentsystem von Hannover 96 erzeugten Abrechnung der Verkaufsumsätze HCC, unter Berücksichtigung der Wareninventur vor und nach der jeweiligen Veranstaltung. Der Servicepartner erbringt im Namen des Hannover Congress Centrum als Betreiber für gast- und verkaufsorientierter Kioske im Rahmen der Vertragsvereinbarungen Verkaufsleistungen, mit dem Ziel höchstmöglicher Zufriedenheit der Zuschauer und Fans. Die Zusammenarbeit ist von folgenden Leitlinien geprägt: — Ziel ist an allen Kiosken und Ständen eine gastorientierte Leistung, die wirtschaftlich erfolgreich für alle Beteiligten ist, — Das Hannover Congresss Centrum sowie die Servicepartner verpflichten sich gleichermaßen auf dieses Ziel, — Zielorientierung und Partnerschaft prägen den Stil dieser Zusammenarbeit. Die Beteiligten streben ein konstruktives angenehmes Miteinander an, das Erfolge anerkennt, Verbesserungen aktiviert und die Leistung ständig weiterentwickelt, — Die Mitarbeiter in den Kiosken sind der Schlüssel zum Erfolg. Die Servicepartner wählen sie sorgfältig aus und führen sie systematisch und qualifiziert in ihre Aufgaben ein. Die Servicemitarbeiter werden laufend vom Servicepartner geschult und über Anerkennung und ein leistungsgerechtes Entgelt nach Tarif vergütet und somit an Ihre jeweiligen Teams gebunden, — Die Servicepartner sind verlässliche Partner, die die Anforderungen an die von ihnen erwartete Leistung genau kennen und sie konsequent und engagiert erfüllen. Personal Die Servicepartner sind verpflichtet für die jeweiligen Kioske eigenes, entsprechend den speziellen Anforderungen geschultes, zuverlässiges und qualifiziertes Personal zur Verfügung zu stellen. Die Servicepartner stellen sicher, dass die für das von ihm eingesetzte Personal erforderlichen Nachweise und Voraussetzungen der gesetzlichen Regelungen (wie Lohnsteuerabfuhr, Anmeldung zur Sozialversicherung, Einhaltung von Jugendschutz, Arbeitsrecht, Mindestlohngesetz, Infektionsschutz etc.) ordnungsgemäß und vollständig erfüllt sind. Dem Servicepartner ist es nicht gestattet, den ihm erteilten Auftrag im Ganzen oder teilweise an Dritte weiter zu vergeben bzw. Subunternehmer einzusetzen. Die Servicepartner stellen sicher, die Kioske / mobile Verkaufsstellen jeweils mit einer ausreichenden Anzahl deutschsprachigen Personals zu besetzen. Je nach Kiosktyp kann die Anzahl pro Kiosk variieren. Insgesamt muss der Servicepartner in der Lage sein, pro Spieltag bis zu 79 Mitarbeiter stellen zu können. Davon sind erfahrungsgemäß: — 47,5 % Kassenmitarbeiter, — 35 % Mitarbeiter an den Zapfanlagen / Zapfstellen, — 12,5 % Mitarbeiter für den Grill bzw. Speisenzubereitung, — 5 % Mitarbeiter für die Reinigung im Umfeld des Kioskes. Die zu erwartende Mengenstruktur der Besucher wird jeweils im Vorfeld seitens HCC bekannt gegeben. Der Servicepartner stellt sicher, dass ein verantwortlicher, qualifizierter Ansprechpartner jeweils pro Spiel als persönlicher Ansprechpartner für das Hannover Congress Centrum vor Ort ist. Er ist mit seinen Teams verantwortlich für die korrekte Erfüllung der aufgeführten nachfolgenden Pflichten: — Pro Kiosk gibt es einen hauptverantwortlichen Standleiter. Er ist Ansprechpartner für das Hannover Congress Centrum sowie Garant für die Umsetzung der vollständigen Ablauforganisation sowie der Einhaltung der Qualitätsstandards, — Ziel ist ein schnellstmöglicher Verkauf eines qualitativ hochwertigen und gestrafften Angebots an Speisen, Getränken und Handelswaren, zugeschnitten auf die spezifische Gästestruktur der Fußballfans, — Der Servicepartner hat die durch das Hannover Congress Centrum vorgegebenen Servicestandards einzuhalten. Dies bezieht sich auf die Präsentation der Angebote, die Durchführung der Abläufe, Hygiene und sicherheitsrechtliche Bestimmungen sowie die vorgegebene Abrechnung. Leistungen des Servicepartners Der Servicepartner verpflichtet sich zu nachfolgenden Vorgaben: — Verpflichtung zum ordnungsgemäßen Kioskbetrieb der zugewiesenen Kioske in vorgegebener Öffnungszeit an vorgegebenen Veranstaltungstagen (generell Fußball Bundesliga Spiele und darüber hinaus alle weiteren Spiele mit Beteiligung von Hannover 96), — Führung des entsprechenden Kioskbetriebes durch den Servicepartner. Professionelle, namentlich zu benennende Standleitung mit Entscheidungsbefugnis, — Mitarbeiter in gewünschter Qualifikation und der zur Besucherzahl passenden Mindestzahl (wie vorstehend beschrieben). Geringe Fluktuation der Mitarbeiter, — Für die vom Hannover Congress Centrum zur Verfügung gestellte einheitliche Dienstkleidung für die Servicemitarbeiter zahlt der Servicepartner dem Hannover Congress Centrum eine Aufwandsentschädigung in Höhe von insgesamt 90,00 EUR zzgl. MwSt. pro Spiel, — Steuerung der Leistung in der Verkaufseinheit: —— Herrichten der Einrichtung für den Betrieb und Verkauf, —— Warenwirtschaft im Kiosk / Stand mit überprüftem Anfangs- und Endbestand mit korrekter Belegführung (Waren, Becher, Arbeitskleidung), —— Maximaler Verkauf im Paymentsystem mit angepasster Speisenproduktion / Getränkeausschank und Becherrücknahme, —— Nach der Veranstaltung Waren- und Materialversorgung sowie Abfallentsorgung gemäß Vorgabe, —— Reinigung der Kioske gemäß Leistungsverzeichnis bis zum nächsten Werktag sowie einwandfreie Sauberkeit ab Beginn der Verkaufsbereitschaft, —— Werterhaltende Pflege der Einrichtungen und Ausstattung, —— Vor- und Nachbereitung zwischen den Veranstaltungen: ——— Planung des Personaleinsatzes, Meldung der eingesetzten Mitarbeiter für eine zentrale Akkreditierung, ——— Qualifizierungsplanung, Anmeldung und Freistellung von Mitarbeitern zu Trainings plus Erfolgskontrolle der Leistung, ——— Korrekte erfolgsabhängige Abrechnung seines Personals - unter Berücksichtigung aller einschlägigen gesetzlichen und behördlichen Vorgaben, ——— Werterhaltende Reinigung und Pflege der Mitarbeiterkleidung. Der Servicepartner erbringt im Namen des Hannover Congress Centrum als Betreiber für gast- und verkaufsorientierter Kioske im Rahmen der Vertragsvereinbarungen Verkaufsleistungen, mit dem Ziel höchstmöglicher Zufriedenheit der Zuschauer und Fans. Die Zusammenarbeit ist von folgenden Leitlinien geprägt: — Ziel ist an allen Kiosken und Ständen eine gastorientierte Leistung, die wirtschaftlich erfolgreich für alle Beteiligten ist, — Das Hannover Congresss Centrum sowie die Servicepartner verpflichten sich gleichermaßen auf dieses Ziel, — Zielorientierung und Partnerschaft prägen den Stil dieser Zusammenarbeit. Die Beteiligten streben ein konstruktives angenehmes Miteinander an, das Erfolge anerkennt, Verbesserungen aktiviert und die Leistung ständig weiterentwickelt, — Die Mitarbeiter in den Kiosken sind der Schlüssel zum Erfolg. Die Servicepartner wählen sie sorgfältig aus und führen sie systematisch und qualifiziert in ihre Aufgaben ein. Die Servicemitarbeiter werden laufend vom Servicepartner geschult und über Anerkennung und ein leistungsgerechtes Entgelt nach Tarif vergütet und somit an Ihre jeweiligen Teams gebunden, — Die Servicepartner sind verlässliche Partner, die die Anforderungen an die von ihnen erwartete Leistung genau kennen und sie konsequent und engagiert erfüllen. Personal Die Servicepartner sind verpflichtet für die jeweiligen Kioske eigenes, entsprechend den speziellen Anforderungen geschultes, zuverlässiges und qualifiziertes Personal zur Verfügung zu stellen. Die Servicepartner stellen sicher, dass die für das von ihm eingesetzte Personal erforderlichen Nachweise und Voraussetzungen der gesetzlichen Regelungen (wie Lohnsteuerabfuhr, Anmeldung zur Sozialversicherung, Einhaltung von Jugendschutz, Arbeitsrecht, Mindestlohngesetz, Infektionsschutz etc.) ordnungsgemäß und vollständig erfüllt sind. Dem Servicepartner ist es nicht gestattet, den ihm erteilten Auftrag im Ganzen oder teilweise an Dritte weiter zu vergeben bzw. Subunternehmer einzusetzen. Die Servicepartner stellen sicher, die Kioske / mobile Verkaufsstellen jeweils mit einer ausreichenden Anzahl deutschsprachigen Personals zu besetzen. Je nach Kiosktyp kann die Anzahl pro Kiosk variieren. Insgesamt muss der Servicepartner in der Lage sein, pro Spieltag bis zu 79 Mitarbeiter stellen zu können. Davon sind erfahrungsgemäß: — 47,5 % Kassenmitarbeiter, — 35 % Mitarbeiter an den Zapfanlagen/Zapfstellen, — 12,5 % Mitarbeiter für den Grill bzw. Speisenzubereitung, — 5 % Mitarbeiter für die Reinigung im Umfeld des Kioskes. Die zu erwartende Mengenstruktur der Besucher wird jeweils im Vorfeld seitens HCC bekannt gegeben. Der Servicepartner stellt sicher, dass ein verantwortlicher, qualifizierter Ansprechpartner jeweils pro Spiel als persönlicher Ansprechpartner für das Hannover Congress Centrum vor Ort ist. Er ist mit seinen Teams verantwortlich für die korrekte Erfüllung der aufgeführten nachfolgenden Pflichten: — Pro Kiosk gibt es einen hauptverantwortlichen Standleiter. Er ist Ansprechpartner für das Hannover Congress Centrum sowie Garant für die Umsetzung der vollständigen Ablauforganisation sowie der Einhaltung der Qualitätsstandards, — Ziel ist ein schnellstmöglicher Verkauf eines qualitativ hochwertigen und gestrafften Angebots an Speisen, Getränken und Handelswaren, zugeschnitten auf die spezifische Gästestruktur der Fußballfans, — Der Servicepartner hat die durch das Hannover Congress Centrum vorgegebenen Servicestandards einzuhalten. Dies bezieht sich auf die Präsentation der Angebote, die Durchführung der Abläufe, Hygiene und sicherheitsrechtliche Bestimmungen sowie die vorgegebene Abrechnung. Leistungen des Servicepartners Der Servicepartner verpflichtet sich zu nachfolgenden Vorgaben: — Verpflichtung zum ordnungsgemäßen Kioskbetrieb der zugewiesenen Kioske in vorgegebener Öffnungszeit an vorgegebenen Veranstaltungstagen (generell Fußball Bundesliga Spiele und darüber hinaus alle weiteren Spiele mit Beteiligung von Hannover 96), — Führung des entsprechenden Kioskbetriebes durch den Servicepartner. Professionelle, namentlich zu benennende Standleitung mit Entscheidungsbefugnis, — Mitarbeiter in gewünschter Qualifikation und der zur Besucherzahl passenden Mindestzahl (wie vorstehend beschrieben). Geringe Fluktuation der Mitarbeiter, — Für die vom Hannover Congress Centrum zur Verfügung gestellte einheitliche Dienstkleidung für die Servicemitarbeiter zahlt der Servicepartner dem Hannover Congress Centrum eine Aufwandsentschädigung in Höhe von insgesamt 90,00 Euro zzgl. MwSt. pro Spiel, — Steuerung der Leistung in der Verkaufseinheit: —— Herrichten der Einrichtung für den Betrieb und Verkauf, —— Warenwirtschaft im Kiosk / Stand mit überprüftem Anfangs- und Endbestand mit korrekter Belegführung (Waren, Becher, Arbeitskleidung), —— Maximaler Verkauf im Paymentsystem mit angepasster Speisenproduktion / Getränkeausschank und Becherrücknahme, —— Nach der Veranstaltung Waren- und Materialversorgung sowie Abfallentsorgung gemäß Vorgabe, ——Reinigung der Kioske gemäß Leistungsverzeichnis bis zum nächsten Werktag sowie einwandfreie Sauberkeit ab Beginn der Verkaufsbereitschaft, ——Werterhaltende Pflege der Einrichtungen und Ausstattung, —— Vor- und Nachbereitung zwischen den Veranstaltungen: ——— Planung des Personaleinsatzes, Meldung der eingesetzten Mitarbeiter für eine zentrale Akkreditierung, ——— Qualifizierungsplanung, Anmeldung und Freistellung von Mitarbeitern zu Trainings plus Erfolgskontrolle der Leistung, ——— Korrekte erfolgsabhängige Abrechnung seines Personals - unter Berücksichtigung aller einschlägigen gesetzlichen und behördlichen Vorgaben, ——— Werterhaltende Reinigung und Pflege der Mitarbeiterkleidung. Der Servicepartner erbringt im Namen des Hannover Congress Centrum als Betreiber für gast- und verkaufsorientierter Kioske im Rahmen der Vertragsvereinbarungen Verkaufsleistungen, mit dem Ziel höchstmöglicher Zufriedenheit der Zuschauer und Fans. Die Zusammenarbeit ist von folgenden Leitlinien geprägt: — Ziel ist an allen Kiosken und Ständen eine gastorientierte Leistung, die wirtschaftlich erfolgreich für alle Beteiligten ist, — Das Hannover Congresss Centrum sowie die Servicepartner verpflichten sich gleichermaßen auf dieses Ziel, — Zielorientierung und Partnerschaft prägen den Stil dieser Zusammenarbeit. Die Beteiligten streben ein konstruktives angenehmes Miteinander an, das Erfolge anerkennt, Verbesserungen aktiviert und die Leistung ständig weiterentwickelt, — Die Mitarbeiter in den Kiosken sind der Schlüssel zum Erfolg. Die Servicepartner wählen sie sorgfältig aus und führen sie systematisch und qualifiziert in ihre Aufgaben ein. Die Servicemitarbeiter werden laufend vom Servicepartner geschult und über Anerkennung und ein leistungsgerechtes Entgelt nach Tarif vergütet und somit an Ihre jeweiligen Teams gebunden, — Die Servicepartner sind verlässliche Partner, die die Anforderungen an die von ihnen erwartete Leistung genau kennen und sie konsequent und engagiert erfüllen. Personal Die Servicepartner sind verpflichtet für die jeweiligen Kioske eigenes, entsprechend den speziellen Anforderungen geschultes, zuverlässiges und qualifiziertes Personal zur Verfügung zu stellen. Die Servicepartner stellen sicher, dass die für das von ihm eingesetzte Personal erforderlichen Nachweise und Voraussetzungen der gesetzlichen Regelungen (wie Lohnsteuerabfuhr, Anmeldung zur Sozialversicherung, Einhaltung von Jugendschutz, Arbeitsrecht, Mindestlohngesetz, Infektionsschutz etc.) ordnungsgemäß und vollständig erfüllt sind. Dem Servicepartner ist es nicht gestattet, den ihm erteilten Auftrag im Ganzen oder teilweise an Dritte weiter zu vergeben bzw. Subunternehmer einzusetzen. Die Servicepartner stellen sicher, die Kioske / mobile Verkaufsstellen jeweils mit einer ausreichenden Anzahl deutschsprachigen Personals zu besetzen. Je nach Kiosktyp kann die Anzahl pro Kiosk variieren. Insgesamt muss der Servicepartner in der Lage sein, pro Spieltag bis zu 79 Mitarbeiter stellen zu können. Davon sind erfahrungsgemäß: — 47,5 % Kassenmitarbeiter, — 35 % Mitarbeiter an den Zapfanlagen / Zapfstellen, — 12,5 % Mitarbeiter für den Grill bzw. Speisenzubereitung, — 5 % Mitarbeiter für die Reinigung im Umfeld des Kioskes. Die zu erwartende Mengenstruktur der Besucher wird jeweils im Vorfeld seitens HCC bekannt gegeben. Der Servicepartner stellt sicher, dass ein verantwortlicher, qualifizierter Ansprechpartner jeweils pro Spiel als persönlicher Ansprechpartner für das Hannover Congress Centrum vor Ort ist. Er ist mit seinen Teams verantwortlich für die korrekte Erfüllung der aufgeführten nachfolgenden Pflichten: — Pro Kiosk gibt es einen hauptverantwortlichen Standleiter. Er ist Ansprechpartner für das Hannover Congress Centrum sowie Garant für die Umsetzung der vollständigen Ablauforganisation sowie der Einhaltung der Qualitätsstandards, — Ziel ist ein schnellstmöglicher Verkauf eines qualitativ hochwertigen und gestrafften Angebots an Speisen, Getränken und Handelswaren, zugeschnitten auf die spezifische Gästestruktur der Fußballfans, — Der Servicepartner hat die durch das Hannover Congress Centrum vorgegebenen Servicestandards einzuhalten. Dies bezieht sich auf die Präsentation der Angebote, die Durchführung der Abläufe, Hygiene und sicherheitsrechtliche Bestimmungen sowie die vorgegebene Abrechnung. Leistungen des Servicepartners Der Servicepartner verpflichtet sich zu nachfolgenden Vorgaben: — Verpflichtung zum ordnungsgemäßen Kioskbetrieb der zugewiesenen Kioske in vorgegebener Öffnungszeit an vorgegebenen Veranstaltungstagen (generell Fußball Bundesliga Spiele und darüber hinaus alle weiteren Spiele mit Beteiligung von Hannover 96), — Führung des entsprechenden Kioskbetriebes durch den Servicepartner. Professionelle, namentlich zu benennende Standleitung mit Entscheidungsbefugnis, — Mitarbeiter in gewünschter Qualifikation und der zur Besucherzahl passenden Mindestzahl (wie vorstehend beschrieben). Geringe Fluktuation der Mitarbeiter, — Für die vom Hannover Congress Centrum zur Verfügung gestellte einheitliche Dienstkleidung für die Servicemitarbeiter zahlt der Servicepartner dem Hannover Congress Centrum eine Aufwandsentschädigung in Höhe von insgesamt 90,00 EUR zzgl. MwSt. pro Spiel, — Steuerung der Leistung in der Verkaufseinheit: — Herrichten der Einrichtung für den Betrieb und Verkauf, — Warenwirtschaft im Kiosk / Stand mit überprüftem Anfangs- und Endbestand mit korrekter Belegführung (Waren, Becher, Arbeitskleidung), — Maximaler Verkauf im Paymentsystem mit angepasster Speisenproduktion / Getränkeausschank und Becherrücknahme, — Nach der Veranstaltung Waren- und Materialversorgung sowie Abfallentsorgung gemäß Vorgabe, — Reinigung der Kioske gemäß Leistungsverzeichnis bis zum nächsten Werktag sowie einwandfreie Sauberkeit ab Beginn der Verkaufsbereitschaft, — Werterhaltende Pflege der Einrichtungen und Ausstattung, — Vor- und Nachbereitung zwischen den Veranstaltungen: — Planung des Personaleinsatzes, Meldung der eingesetzten Mitarbeiter für eine zentrale Akkreditierung, — Qualifizierungsplanung, Anmeldung und Freistellung von Mitarbeitern zu Trainings plus Erfolgskontrolle der Leistung, — Korrekte erfolgsabhängige Abrechnung seines Personals - unter Berücksichtigung aller einschlägigen gesetzlichen und behördlichen Vorgaben, — Werterhaltende Reinigung und Pflege der Mitarbeiterkleidung.