Imaging and archiving system

Tender description

Suomen Pankki (myöhemmin tilaaja tai hankintayksikkö tai SP) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä sen liitteiden mukaisesti Suomen Pankin ja Finanssivalvonnan yhteisestä asianhallintaratkaisun hankinnasta (myöhemmin järjestelmä). Hankintaan liittyy järjestelmän ylläpitoa ja käytön tukea sekä pienkehityötä (myöhemmin palvelu). Suomen Pankilla ja Finanssivalvonnalla (myöhemmin Fiva) on käytössään erilliset asianhallintajärjestelmät ja tiedonohjausjärjestelmät. Ne on otettu käyttöön vuonna 2011. Käytössä on myös Kameleon-asiakirjapohjat ja SharePoint-työtilat (OnPrem 2019). Sähköisenä arkistona on Open Text Content Server. SP:n ja Fivan organisaatioiden asiakirjat on eroteltu toisistaan omaksi kokonaisuudeksi. Vanhat asianhallintajärjestelmät ja tiedonohjausjärjestelmät ovat elinkaarensa päässä. Tavoitteena on korvata nykyiset asianhallinta- ja tiedonohjausjärjestelmät Suomen Pankin ja Finanssivalvonnan yhteisellä, luotettavalla ja helppokäyttöisellä asianhallintaratkaisulla, joka tukee ydintoimintojen tehokasta suorittamista. Tarkemmat vaatimukset on kuvattu hankinta-asiakirjoissa, erityisesti hankinnan kuvaus (liite 6) ja vaatimusmäärittely (liite 7). Uudistuksessa pyritään myös automatisoimaan ja uudistamaan asian- ja asiakirjahallinnan prosesseja. Hankinta sisältää lisäksi nykyisten asianhallintajärjestelmien tietojen siirron uuteen järjestelmään. Hankittavan asianhallintaratkaisun tulee sisältää seuraavat osa-alueet: — Asianhallinta ja sähköinen arkistointi — Asiakirjahallinta — Tiedonohjaus ja valintalistat/koodistot — Sopimushallinta — Kokoushallinta (hankinta optiona). Osatarjoukset tai vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Osatarjouksia ei sallita, koska kyseessä on yhden (1) kokonaisratkaisun hankinta. Lisäksi sopimuksen toteuttaminen muodostuisi teknisesti hankalaksi, kun eri osien sopimuskumppaneiden vastuiden ja velvollisuuksien yhteensovittaminen hankaloittaisi merkittävästi sopimuksen asianmukaisen toteuttamisen. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Sopimus ei muodosta tilaajalle määrä- tai vähimmäisostovelvoitetta. Sopimus ei myöskään sisällä toimittajalle yksinoikeutta tuottaa/toimittaa hankintayksikölle sopimuksessa kuvattuja palveluita/tuotteita tai niiden osia.