Industry specific software package

Tender description

Ermöglichung der Nutzung einer Standardsoftware in Form einer SaaS-Fachanwendung zur Bearbeitung von Anträgen nach dem BAföG, BayAföG und AFBG. Leistungsgegenstand sind mithin: a) Ermöglichung der Nutzung einer Standardsoftware in Form einer SaaS-Fachanwendung (einschließlich des notwendigen Speicherplatzes für die Anwendungsdaten), in welcher die Sachbearbeitungen des Amtes für Ausbildungsförderung (AfA) online und schriftlich gestellte Anträge verarbeiten, Förderungen berechnen und Bescheide erstellen sowie Auszahlungsanweisungen und Rückforderungen im Rahmen der Förderung von Schülerinnen und Schülern, Studierenden sowie von an Weiterbildungen Teilnehmenden gemäß der gesetzlichen Bestimmungen abwickeln. Diese muss eine Schnittstelle zum Upload-Portal für Online-Anträge für Förderleistungen nach BAföG/BayAföG und AFBG bieten sowie auch über die Schnittstellen zu anderen Behörden und Organisationen verfügen, welche für die Abwicklung der Aufgaben des AfA im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben erforderlich sind. b) Lizenzen für 60 Anwender/innen (concurrent user), von denen 10 nur einen lesenden Zugriff auf das IT-Fachverfahren benötigen. Die Nutzungsdauer dieser Lizenzen beträgt 10 Jahre nach der Erklärung der Abnahme des Gesamtsystems durch den Auftraggeber (AG). Außerdem muss es die Möglichkeit während der gesamten Laufzeit des Vertrags geben, ca. 20 weitere Lizenzen (concurrent user; lesender und schreibender Zugriff) einzeln zu erwerben (optionale Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme). Die Nutzungsdauer dieser zusätzlichen Lizenzen beginnt jeweils mit Bereitstellung nach deren Abruf (jedoch nicht vor Erklärung der Abnahme des Gesamtsystems durch den AG) und läuft bis zur Beendigung des Gesamtvertrags. Die Lizenzen beinhalten außerdem den Service und die Pflege, wie im Anhang Support Prozesse und Service Levels für die Vergabe von SaaS-Fachanwendungen beschrieben. Im Rahmen des Services und der Pflege muss der Auftragnehmer (AN) alle zukünftig ergehenden rechtlichen Anforderungen vor dem Zeitpunkt der Wirksamkeit ohne gesonderte Beauftragung durch den AG von sich aus zur Verfügung stellen. c) Migration der kompletten Daten aus dem bestehenden System in das neue IT-Fachverfahren. Diese Tätigkeit umfasst schwerpunktmäßig: — Erstellung eines Migrationskonzeptes; — Automatisierte Migration der Daten; — Test und Qualitätssicherung der durchgeführten Datenmigration. d) Schulung der ca. 60 Nutzer im IT-Fachverfahren inklusive der Erstellung der erforderlichen Schulungsunterlagen (optionale Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme), e) Unterstützungskontingent (optionale Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme): Für die gesamte Vertragslaufzeit stellt der AN ein Kontingent von ca. 20 Personentagen pro Jahr für mögliche Erweiterungen, Optimierungen und Schulungen nach Vorgaben des AGs zur Verfügung. Das Unterstützungskontingent ist für die gesamte Vertragslaufzeit im Sinne des § 3 des Vertrags anzubieten, f) Dokumentation: Anwender-Handbuch und Admin-Handbuch (soweit vorhanden), g) Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems: Der AN ist für die Betriebsbereitschaft verantwortlich. Diese umfasst schwerpunktmäßig: — Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems beim AN; — Inbetriebnahme der Schnittstellen; — Unterstützung der Tests und Fehlerbehebung der Software; — Unterstützung der Einführung (Abnahme, Go-live, Early-Life-Support); — Erforderliche Anpassungen/Customizing und Konfigurationen sofern nicht im Standard enthalten; — Erforderliche Lizenzen/Zugänge zum Test- und Schulungssystem vor der Abnahme.