Trawsnewid Isadeiledd i'r Cwmwl (English version = Infrastructure Cloud Transformation)

Tender description

Summary of the work Pensaer Technegol i ddiffinio a dylunio'r datrysiad technegol, gan ddarparu Biliau Deunydd ar gyfer pob elfen (offer, meddalwedd, gwasanaethau a llafur) ac argymhellion cyflenwi. Tîm Cyflenwi i weithredu'r dyluniad technegol a'r newidiadau proses; a sicrhau bod dulliau gweithio newydd yn cael eu mabwysiadu er mwyn cyflawni’r buddion. Expected Contract Length 6 mis Latest start date Thursday 1 October 2020 Why the Work is Being Done Erbyn 31/03/2021 gweledigaeth y Comisiynydd yw sefydliad modern a hyblyg sydd ag isadeiledd TG â’r gallu i wasanaethu ei staff a'i randdeiliaid yn effeithlon. Nod y strategaeth yw trawsnewid y sefydliad gan elwa ar dechnoleg ac arferion trwy: 1. Galluogi gweithio hyblyg lle gall staff weithio o unrhyw leoliad gan leihau teithio a defnyddio papur, heb gyfyngiadau gormodol oherwydd newidiadau sefydliadol yn y dyfodol. 2. Darparu offer sy'n gyfredol yn dechnolegol, gyda systemau a meddalwedd sy'n gyfredol ac a gefnogir, sy'n cael eu huwchraddio'n rheolaidd yn unol ag argymhellion cyflenwyr. 3. Galluogi rhaglenni defnyddwyr gan ddefnyddio rhyngwynebau Cymraeg priodol 4. Cofleidio gwasanaethau cwmwl gan leihau presenoldeb offer ar safle, ac eithrio am resymau technegol neu achosion busnes hanfodol. 5. Cyflawni arbedion i gostau cefnogi gwasanaethau TG. 6. Cynnal cyfanrwydd, diogelwch a phreifatrwydd isadeiledd, offer, systemau a data'r sefydliad; gan sicrhau cydymffurfiaeth â deddfwriaeth, rheoliadau ac arfer gorau. 7. Cyflwyno datrysiadau sy’n ‘fanila’ cyn belled ag y bo modd, gan ddatblygu systemau gyda’r egwyddor o ymreolaeth lle na chaiff newidiadau eu hatal ac y gall defnyddwyr y sefydliad gynnal a chadw systemau defnyddwyr, yn hytrach na datblygwyr arbenigol. Problem to Be Solved Bydd Pensaer Technegol yn: 1. Ymgymryd â darganfyddiad er mwyn diffinio a dylunio isadeiledd a gwasanaethau TG y sefydliad yn y dyfodol. 2. Gweithio gyda TG a defnyddwyr busnes yn y sefydliad i ddatblygu a dogfennu datrysiadau i ddiwallu'r Gofynion a'r anghenion busnes. 3. Creu biliau deunyddiau ac argymhellion cyflenwi. Bydd y Tîm Cyflenwi, pan fydd yn cael ei sefydlu, yn: 1. Datblygu a chytuno ar amserlen a chynllun prosiect ar gyfer gweithredu. 2. Cyflenwi adnoddau ac adeiladu'r isadeiledd, offer, meddalwedd a'r gwasanaethau fel y'u diffinnir yn y dyluniad technegol. 3. Cynnal profion technegol a chynorthwyo profion defnyddwyr. 4. Datblygu a gweithredu prosesau a ffyrdd newydd o weithio. Who Are the Users Gellir categoreiddio defnyddwyr y Comisiynydd yn y grwpiau canlynol o ran natur eu cyfraniad i'r prosiect: Rheolwr Prosiect y Cleient: 1. Rheoli'r prosiect fel y disgrifir yn 'Working Arragements' isod 2. Cyswllt rhwng y cyflenwr a'r Cyfarwyddwyr ar gyfer penderfyniadau a chymeradwyaeth Swyddog TG: 1. Cydweithio â'r Pensaer Technegol yn ystod y cyfnod ddarganfod a dylunio technegol 2. Cydweithio â'r Tîm Cyflenwi yn ystod y cyfnod gweithredu Defnyddwyr Cyffredinol: 1. Mewnbwn i'r darganfyddiad a'r dyluniad er mwyn pennu gofynion defnyddwyr 2. Arwain ar brofion defnyddwyr mewn cydweithrediad gyda'r Tîm Cyflenwi 3. Cydweithio ar ddatblygu a gweithredu ffyrdd o weithio newydd Defnyddwyr Busnes Penodol: 1. Mewnbwn i'r darganfyddiad a'r dyluniad er mwyn pennu gofynion busnes penodol 2. Arwain ar brofion defnyddwyr mewn cydweithrediad gyda'r Tîm Cyflenwi 3. Cydweithio ar ddatblygu a gweithredu prosesau busnes Work Already Done Ymgysylltu â Llywodraeth Cymru i ddatblygu’r Strategaeth. Yn seiliedig ar y Strategaeth hon, datblygwyd dogfen Gofynion manwl yn nodi: 1. Gweledigaeth, Nod ac Amcanion y Strategaeth TG. 2. Gwybodaeth am yr amgylchedd TG cyfredol, gan gynnwys manylion am y cyfyngiadau a'r diffygion canfyddedig y mae'r amgylchedd hwn yn eu rhoi ar weithrediad ac effeithlonrwydd y sefydliad. 3. Egwyddorion, cwmpas a manylion y Gofynion mewn perthynas â'r isadeiledd, offer, meddalwedd a gwasanaethau newydd y mae'r Comisiynydd yn dymuno eu gweithredu er mwyn cyflawni'r weledigaeth a'r nod a amlinellir yn y Strategaeth. Existing Team Cyswllt allweddol â'r Rheolwr Prosiect sy'n gyfrifol am gydlynu'r broses gyflenwi. Mae'r berthynas waith hon yn gyfrifol am sicrhau bod y prosiect yn cyflawni’r gofynion, ar amser, un unol â’r gyllideb ac yn gwireddu'r buddion gweithredol ac ariannol. Ymgysylltu â'r Cyfarwyddwyr a fydd yn darparu cyfeiriad a chytundeb i'r cynnig dylunio technegol a'r costau. Cydweithrediad technegol TG gyda'r swyddog TG sydd â chyfrifoldeb am yr isadeiledd a'r gwasanaethau cyfredol. Ymgysylltu â'r Rheolwyr Tîm er mwyn darganfod, datblygu, cytuno a gweithredu gofynion y defnyddwyr a’r busnes. Current Phase Not started Skills & Experience • Pensaer Technegol gyda sgiliau darganfod, dadansoddi a dylunio • Sgiliau Rheoli Prosiect • Gallu i ddiffinio Biliau Deunyddiau a chostau • Sgiliau cyfathrebu gyda'r gallu i esbonio a dehongli materion technegol i ddefnyddwyr nad ydynt yn dechnegol • Gwybodaeth dechnegol o offer cyfrifiadurol defnyddwyr • Gwybodaeth am raglenni a meddalwedd defnyddwyr • Gwybodaeth am galedwedd a meddalwedd isadeiledd • Gwybodaeth am gysylltiadau rhyngrwyd • Sgiliau a phrofiad o storfeydd gwybodaeth a data • Sgiliau dadansoddi a dylunio prosesau • Dealltwriaeth o ddiogelwch a uniondeb systemau a data • Sgiliau Profi Technegol a Phrofion Defnyddwyr Nice to Haves • Cymhwyster rheoli prosiect PRINCE2 neu gyfatebol • Gwybodaeth o systemau a gwasanaethau teleffoni • Gwybodaeth o systemau a gwasanaethau fideo-gynadleddau • Sgiliau a phrofiad dylunio storfeydd data a systemau CRM • Sgiliau a phrofiad hyfforddi defnyddwyr Work Location Mae'r Comisiynydd yn cyflogi tua 45 o staff mewn 4 swyddfa yng Nghaerdydd, Caernarfon, Caerfyrddin a Rhuthun. Mae gwasanaethau TG canolog wedi'u lleoli yng Nghaerdydd, ac mae gwasanaethau TG rhanbarthol wedi'u lleoli yn y swyddfeydd eraill. Mae amryw o weithgareddau busnes wedi'u lleoli ar draws pob swyddfa gyda rhai gweithgareddau wedi'u canoli mewn swyddfa benodol. Rhagwelir y bydd y gwaith yn cael ei wneud trwy gyfuniad o waith ar safle gydag elfen sylweddol o ymgysylltiad rhithwirol gyda staff y Comisiynydd, trwy fideo-gynadledda, oherwydd cyfyngiadau cyfredol iechyd cyhoeddus Covid-19. Working Arrangments Prif bwynt cyswllt y cyflenwr fydd Rheolwr Prosiect y cleient, at ddibenion: 1. Cyswllt â staff yn y sefydliad. 2. Rheoli’r cynllun prosiect, risgiau a materion yn codi, amserlenni a chostau 3. Bydd angen ymweliadau safle i gynnal darganfyddiad llawn a dyluniad; ac yn ôl yr angen wrth gyflawni’r prosiect. Bydd angen cyswllt naill ai wyneb yn wyneb neu’n rhithwirol rhwng y cyflenwr a staff allweddol TG a Gweithredol yn ystod y prosiect er mwyn hwyluso: 1. Darganfyddiad, datblygu a dylunio datrysiadau busnes 2. Adeiladu a Phrofi 3. Gweithredu prosesau 4. Hyfforddiant Security Clearance No specific security clearance required No. of Suppliers to Evaluate 6 Proposal Criteria • Datrysiad technegol sy'n ateb y weledigaeth, nod ac amcanion y strategaeth • Ymagwedd a methodoleg gadarn tuag at gyflawni'r prosiect • Dyluniad a'r Cyflenwi yn cyrraedd gofynion technegol a gweithredol y sefydliad • Y prosiect yn cael ei gyflawni i'r amserlen ofynol (31/03/2021) • Ymagwedd gadarn at adnabod a rheoli risgiau, materion yn codi a dibyniaethau • Gwerth am Arian wrth gyflenwi'r prosiect • Fforddiadwyedd y gwasanaeth TG yn y dyfodol, gan gyflawni buddion yr achos busnes Cultural Fit Criteria • Gweithio fel tîm gyda'n sefydliad • Dull gwneud penderfyniadau yn gydweithredol a thryloyw • Rhannu eu gwybodaeth a'u harbennigedd • Gweithio'n dda gyda chleientiaid gyda gallu technegol isel • Cymryd cyfrifoldeb am eu gwaith • Yn ddymunol bod aelodau'r tîm gyda'r gallu i gyfathrebu yn y Gymraeg Payment Approach Capped time and materials Assessment Method • Case study • Work history • Reference • Presentation Evaluation Weighting Technical competence 40% Cultural fit 10% Price 50% Questions from Suppliers 1. A allech gadarnhau'r gyllideb a ddyrannwyd ar gyfer y rhaglen? Mae Llywodraeth Cymru wedi dyrannu cyllideb o £385,000, ar gyfer blwyddyn ariannol 2020-21, er mwyn i'r sefydliad roi'r rhaglen ar waith yn llawn. Nid yw'r sefydliad wedi pennu cyllideb ar wahân, ar hyn o bryd, ar gyfer y cam Pensaernïaeth Dechnegol a'r camau dilynol. 2. Nodwch ystod y gyllideb ar gyfer y gwaith hwn? Mae Llywodraeth Cymru wedi dyrannu cyllideb o £385,000, ar gyfer blwyddyn ariannol 2020-21, er mwyn i'r sefydliad roi'r rhaglen ar waith yn llawn. Nid yw'r sefydliad wedi pennu cyllideb ar wahân, ar hyn o bryd, ar gyfer y cam Pensaernïaeth Dechnegol a'r camau dilynol. 3. Ar gyfer gwerthuso cyflenwyr rydych chi'n nodi; "Gofynnir i bob cyflenwr ddarparu cynnig ysgrifenedig". A allwch egluro os gwelwch yn dda ai'ch disgwyliad yw bod "cynnig ysgrifenedig" o'r fath yn wahanol i (neu'n ychwanegol at) gwblhau'r cais ar-lein ar y Farchnad Ddigidol? Disgwylir i gyflenwyr, fel rhan o'u cais ar-lein, ddarparu tystiolaeth ddigonol er mwyn gallu pennu bod ganddynt y sgiliau a'r profiad i fodloni'r gofynion hanfodol a dymunol a'u bod yn gallu cwrdd â'r meini prawf ar gyfer y cynnig a diwylliannol. Defnyddir y dystiolaeth hon i bennu rhestr fer. Bydd yn ofynnol i gyflenwyr sydd ar y rhestr fer gwblhau'r gofynion asesu ychwanegol, sef astudiaeth achos, hanes gwaith, geirda a chyflwyniad. 4. Tra bod nifer o aelodau technegol ein tîm yn siarad Cymraeg, nid oes gennym, ar hyn o bryd, unigolyn yn gyfrifol am gydlynu ceisiadau sydd yn siaradwr Cymraeg. Ydy e’n bosib i chi dderbyn y cais yn Saesneg? Mae’r Comisiynydd yn croesawu ceisiadau yn y Gymraeg neu’r Saesneg. Bydd ceisiadau, boed yn y Gymraeg, yn Saesneg, neu’n ddwyieithog yn cael eu trin yn gyfartal. 5. Pa raglenni ydych chi'n eu defnyddio ar hyn o bryd ar gyfer e-bost, storio a rhannu ffeiliau, cynhyrchiant a chyfathrebu? Yn bennaf, mae defnyddwyr yn defnyddio pecyn safonol Microsoft Office sy'n cynnwys Outlook. Mae storio a rhannu ffeiliau yn gymysgedd o SharePoint a “Server Message Block” traddodiadol. 6. A yw defnyddwyr cyffredinol yn gweithio gartref ar hyn o bryd? Os felly, pa ganran ac a oes ganddynt fynediad i'r swyddfa / cynlluniau ar gyfer y dyfodol? Mae'r cwestiwn hwn yng nghyd-destun oes y prosiect, i lywio'r dull o weithredu. Yn draddodiadol lleolwyd staff yn y swyddfeydd, ond ers 23/03/2020 mewn ymateb i ganllawiau Iechyd Cyhoeddus mae'r holl staff wedi bod yn gweithio gartref gyda mynediad llawn at systemau. Ar hyn o bryd mae hwn yn gyfuniad o fynediad VPN diogel gan ddefnyddio offer a ddarperir gan y busnes neu fynediad diogel o bell drwy offer cartref personol. Bydd y strategaeth y mae'r prosiect hwn gyda’r nod o gyflawni yn darparu offer busnes i'r holl staff fel eu bod yn gallu gweithio'n hyblyg ac yn ddiogel o swyddfeydd, eu cartref neu unrhyw leoliad arall. 7. A oes platfform cwmwl sy’n cael ei ffafrio (er enghraifft Microsoft neu Google) yr ydych am fudo iddo er mwyn cyflawni eich gofynion neu a ydych yn edrych am i'r penderfyniad hwnnw gael ei wneud yn ystod yr ymgysylltiad? Mae cyfarpar cyfrifiadurol defnyddwyr terfynol presennol y Comisiynydd yn defnyddio system weithredu Microsoft. Mae'r Strategaeth TG yn rhagweld parhad i ddefnydd technoleg Microsoft ac mae'r staff a'r timau cymorth wedi'u hyfforddi ac yn gyfarwydd â'r set cynnyrch hon. Y dybiaeth gynllunio gyfredol yw y bydd y sefydliad yn parhau i'r cyfeiriad technoleg cyffredinol a ragwelir gan ein Strategaeth TG; fodd bynnag, os yw'n briodol, ystyrir technolegau amgen. 8. A fyddai’n bosibl cadarnhau a yw’r darn hwn o waith yn cael ei gaffael drwy’r Telerau ac Amodau Safonol ar gyfer y Fframwaith DOS, neu a fydd Telerau ac Amodau ychwanegol yn cael eu cyflenwi i’w hadolygu yng ngham nesaf yr ymarfer tendro? Y bwriad yw defnyddio Telerau ac Amodau Safonol y Fframwaith DOS. 9. A allwn ni gael copi o'r ddogfen a grybwyllir yn eich manylion cyhoeddedig? "Ymgysylltu â Llywodraeth Cymru i ddatblygu'r Strategaeth. Yn seiliedig ar y Strategaeth hon, mae dogfen Gofynion fanwl wedi'i datblygu ..." Fel Prynwr ni oes modd cyflwyno gwybodaeth heblaw drwy ddefnyddio'r blychau safonol ar y Farchnad Ddigidol, mae'r blychau hyn yn cyfyngu ar y nifer geiriau y gellir eu defnyddio. O ganlyniad, ni allwn rannu'r dogfennau “Strategaeth” na “Gofynion” ar hyn o bryd. Os yw'r gallu i rannu gwybodaeth â darpar gyflenwyr ar ôl cam pennu’r rhestr fer yn dechnegol bosibl, mae'r Comisiynydd yn barod i rannu'r dogfennau gyda'r holl gyflenwyr sydd ar y rhestr fer. 10. Yn y adran “Summary of Work”, nodir bod yn rhaid i Bensaer Technegol ddiffinio a dylunio'r datrysiad technegol. A oes rhaid i hwn fod yn un Pensaer Technegol enwebedig, neu a fyddai dull tîm yn bodloni'r gofyniad h.y. tîm o ymgynghorwyr / penseiri technegol yn gweithio gyda'i gilydd? Nid oes gan y Comisiynydd ffafriaeth os yw rôl y Pensaer Technegol yn cael ei chyflawni gan berson enwebedig neu dîm o ymgynghorwyr sy'n gweithio gyda'i gilydd. 11. A allwch egluro a oedd unrhyw bartïon allanol, ac eithrio Llywodraeth Cymru, yn rhan o ddatblygiad y strategaeth neu'r cyfle hwn? Os felly, a fyddech chi'n gallu egluro pa bartïon? Ni ymgynghorwyd ag unrhyw barti arall heblaw pobl o dimau TG Llywodraeth Cymru wrth ddatblygu'r strategaeth. 12. A oes cyflenwr presennol y disgwylir iddo gynnig am y cyfle hwn? Nid oes gan y Comisiynydd gyflenwr dewisol ar gyfer y gwaith hwn. Er bod rhai cyflenwyr cyfredol yn ymwybodol o'r gwaith, nid oes gan y Comisiynydd unrhyw wybodaeth a ydynt yn bwriadu cynnig am y gwaith ai peidio. 13. A oes cyflenwr cyfredol neu un sydd wedi ei ffafrio ar gyfer y gwaith hwn? Nid oes gan y Comisiynydd gyflenwr dewisol ar gyfer y gwaith hwn. Er bod rhai cyflenwyr cyfredol yn ymwybodol o'r gwaith, nid oes gan y Comisiynydd unrhyw wybodaeth a ydynt yn bwriadu cynnig am y gwaith ai peidio.