Document management software package

Tender description

Es wird die Erstellung eines Dokumentenmanagementsystems auf der Grundlage einer Standardsoftware inklusive Konfiguration, Beratung, Einführungsunterstützung, und kundenspezifischer Anpassung dieser Standardsoftware an die Anforderungen der Stadt Rosenheim inklusive Systemservice nach der Abnahme ausgeschrieben. Zu letzterem Punkt gehören z. B. das Erstellen von Schnittstellen für die Anbindung von Fachsystemen, die Migration des alten Archivsystems der Firma Comarch usw., das Erstellen diverser Scripte für die kundenspezifische Anpassung. Die Stadtverwaltung Rosenheim beabsichtigt die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit E-Akte und hat hierfür im Namen und für Rechnung der Stadt Rosenheim, Hauptamt I/10, Königstr. 24, 83022 Rosenheim, folgende Leistungen zu vergeben: Erstellung des nachfolgend beschriebenen Gesamtsystems, einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer auf der Grundlage eines Werkvertrages (EVB-IT Systemvertrag). Erstellung eines Dokumentenmanagementsystems mit elektronischer Archivierung, Postkorb- /Workflowfunktionen, elektronischer Akte, sowie Migration eines Altarchivs und Systemservice nach der Abnahme. — Überlassung von Standardsoftware gegen Einmalvergütung auf Dauer (Verkauf) für ein DMS inklusive der Komponenten E-Akte, elektronischem Archiv, Workflow, Schnittstellen zu diversen Fachverfahren, — ggf. Erstellung und Überlassung von Individualsoftware auf Dauer, — Übernahme von Dokumenten aus dem vorhandenen elektronischen Archivs „Comarch Infostore“ und Migration der Dokumente in das neue DMS, — Erstellung des Gesamtsystems inklusive Beratung, Konzeption, Implementierung, Konfiguration, Erstellung einer Dokumentation und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, — Schulung, — Projektmanagement, — Aufbau eines Testsystems, — Erbringung von Systemservice und optional Weiterentwicklung des Gesamtsystems nach der Abnahme. Die Projektsprache ist Deutsch. Die Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und daraus resultierend, die Optimierung der Verwaltungsabläufe innerhalb der gesamten Stadtverwaltung sowie die Möglichkeit zu schnelleren Auskünften für Bürger und Unternehmen (Stichwort eGovernment). Es ist eine schrittweise Einführung des Gesamtsystems beim Auftraggeber vorgesehen. Es sind folgende erste Umsetzungsprojekte durchzuführen: Phase 1: Einrichtung Basis-DMS samt Projektraum, Ablöse & Migration Comarch Infostore, Phase 2: Elektronische Steuerakte für die Kämmerei, Elektronische Personalakte für das Personalamt, Elektronische „Journal- & Belegablage“ für die Stadtkasse, Elektronische Sozialamtsakten, Ablage von Beschlüssen und Ämterakte beim Hauptamt. In einer Phase 3, die aktuell bis 2025 geplant ist, sollen optional weitere kleinere und größere Projekte auf Basis des EVB-IT-Systemvertrages zur Erweiterung des Gesamtsystems umgesetzt werden.