Accounting, auditing and fiscal services

Tender description

Le présent marché fait partie de la stratégie générale de l'entreprise et comprend 3 volets qui sont indissociables. Belgocontrol souhaite attribuer le marché à une partie qui peut proposer une solution intégrée pour les volets respectifs (si nécessaire via de la sous-traitance, ...): 1) Des services comptables (co-sourcing) conformément à la législation belge. 2) La mise à disposition d'une solution intégrée (ERP) pour les processus en support de l'entreprise (comptabilité conformément à la législation belge et achat). 3) L'implémentation de la solution software. Le volet 1 du marché concerne les prestations de service par un bureau comptable externe pour les besoins financiers et comptables généraux de Belgocontrol, ceci aussi bien en néerlandais qu'en français, où l'on travaillera via un modèle de co-sourcing. Belgocontrol souhaite sous-traiter en partie ses activités de comptabilité à un partenaire spécialisé externe. Ces activités comprennent entre autres, mais pas de manière exhaustive: — — le traitement de factures d'achat et de factures de vente; — — la tenue à jour du general ledger (y compris les actifs immobilisés); — — l'exécution et le traitement de paiements; — — l'exécution de clôtures mensuelles, trimestrielles et annuelles; — — le traitement de travaux fiscaux (déclarations de T.V.A., Intrastat, …) et une assistance lors de contrôles fiscaux; — — l'établissement d'un dossier de clôture (électronique) et une assistance lors de la rédaction des explications périodiques sur les comptes bilantaires et les comptes de résultats; — — l'établissement des comptes annuels. Le volet 2 (ERP) et le volet 3 (implémentation) du marché comprennent la mise à disposition d'une solution software intégrée (ERP) pour les processus en support (Comptabilité, Achats, …) de l'entreprise. Le software, qui doit être proposé sous la forme d'une solution SAAS, sera utilisé par (i) le bureau comptable externe dans le cadre du service presté faisant l'objet du volet 1 du présent marché, et par (ii) les services financiers de Belgocontrol (comptabilité, service Achats, …). A ce sujet, le prestataire de services doit tenir compte du fait que la solution concernant le processus d'achat doit pouvoir prévoir un 3-way matching automatique, un 2 way-matching et la possibilité de créer des «purchase orders» où des paiements partiels sont possibles. En résumé, cela concerne la mise à disposition, l'installation, la configuration et la mise en production d'une solution software ERP («Enterprise Resource Planning») ou un système transactionnel intégré pour la gestion financière de Belgocontrol qui puisse fonctionner dans les deux langues (français et néerlandais). La solution ERP et les services y afferents devront prévoir / comprendre: — fournir les licences nécessaires pour les composantes comptabilité et achats et éventuellement d'autres utilisateurs; — prévoir une solution OCR pour le traitement des factures, des notes de crédit, … ; — l'implémentation du software, la paramétrisation et la configuration de l'outil; — prévoir et configurer des interfaces vers d'autres solutions software utilisées chez Belgocontrol (p.ex. package de traitement des salaires, BI-tool, PBF tool, Isabel, solution BPM, …); — la possibilité d'une connexion avec certaines ad-ons (p.ex. des solutions de document management ou similaires); — accompagner et assurer la migration de données de l'application PeopleSoft (version 8.4 SP1) vers le nouvel environnement; — la possibilité de traiter de manière électronique les factures entrantes et sortantes; — un «hypercare», à savoir le suivi intensif et la résolution rapide de problèmes et de défauts de jeunesse après le go-live, ainsi que le «service après-vente (vérification du bon fonctionnement des modules et suivi des utilisateurs); — prévoir une formation / un training pour les utilisateurs (Comptabilité, service Achats, …) et des key users; — prévoir toute la documentation et tous les manuels requis; — la possibilité d'effectuer le suivi des données liées aux processus (des KPI pour mesurer l'efficience et l'effectivité des processus); — un SLA afférent au service presté & aux software updates; — hosting, maintenance, assistance, data storage et data protection; — gestion de projet et gestion de la qualité. Les volumes relatifs aux informations sont donnés à titre indicatif: — nombre de factures de vente par an: environ 2 700 — nombre de factures d'achat par an: environ 5 800 — nombre d'actifs immobilisés: environ 6 200 (actifs) — nombre de movement au niveau des commandes d'achat par an: environ 4 500 — Cycle de paiement hebdomadaire. L'horizon temporel initialement préconisé pour le contrat est de 5 ans. Onderhavige opdracht kadert in de algemene strategie van de onderneming en omvat 3 luiken die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Belgocontrol wenst de opdracht toe te kennen aan een partij die een geïntegreerde oplossing kan aanbieden voor de respectievelijke luiken (desgevallend via onderaanneming, ...): 1) Boekhouddienstverlening (co-sourcing) conform de Belgische wetgeving. 2) Het ter beschikking stellen van een geïntegreerd softwareoplossing (ERP) voor de ondersteunende processen (boekhouding conform de Belgische wetgeving en aankoop) van de onderneming. 3) De implementatie van de softwareoplossing. ° Luik 1 van de opdracht betreft de dienstverlening door een extern boekhoudkantoor voor de algemene financiële en boekhoudkundige behoeften van Belgocontrol, dit zowel in het Nederlands als in het Frans, waarbij via een model van co-sourcing zal worden gewerkt. Belgocontrol wenst met name haar boekhoudactiviteiten deels uit te besteden aan een externe gespecialiseerde partner. Deze activiteiten omvatten onder andere maar zijn niet beperkt tot: — — verwerken van aankoopfacturen en verkoopfacturen; — — handhaven van de general ledger (inclusief vaste activa); — — uitvoeren en verwerken van betalingen; — — uitvoeren van maand, kwartaal en jaarafsluitingen; — — verwerken van fiscale werkzaamheden (btw aangiftes, Intrastat, …) en assistentie bij fiscale controles; — — opstellen van een (elektronisch) afsluitdossier en het bieden van ondersteuning bij het opstellen van de periodieke toelichtingen bij balans- en resultatenrekeningen; — — opstellen jaarrekening. Luik 2 (ERP) en luik 3 (implementatie) van de opdracht omvatten het ter beschikking stellen van een geïntegreerd softwareoplossing (ERP) voor de ondersteunende processen (boekhouding, aankoop, …) van de onderneming. De software, dewelke onder de vorm van een SAAS oplossing in de Cloud dient te worden aangeboden, zal worden gebruikt door (i) het externe boekhoudkantoor in het kader van de dienstverlening die onderwerp uitmaakt van luik 1 van deze opdracht en door (ii) de financiële diensten van Belgocontrol (boekhouding, aankoopdienst, …). De dienstverlener zal daarbij rekening moeten houden met het feit dat de oplossing voor wat betreft het aankoopproces moet kunnen voorzien in een automatische 3-way matching, een 2 way-matching en in de mogelijkheid tot de creatie van „purchase orders” waarbij deelbetalingen mogelijk zijn. Samengevat betreft het de terbeschikkingstelling, het installeren, het configureren en het in productie brengen van een ERP software oplossing („Enterprise Resource Planning”) of geïntegreerd transactioneel systeem voor het financieel beheer van Belgocontrol dat kan functioneren in 2 talen (Nederlands en Frans). De ERP oplossing en gerelateerde dienstverlening zal voorzien in/bestaan uit: — — verstrekken van de nodige licenties voor de componenten boekhouding en aankoop en eventuele andere gebruikers; — — voorzien van een OCR-oplossing voor de verwerking van facturen, credit nota's, …; — — de software implementatie, het parametriseren en de configuratie; — — voorzien en configureren van interfaces naar andere softwareoplossingen die worden gebruikt bij Belgocontrol (bv. loonverwerkingspakket, BI-tool, PBF tool, Isabel, BPM-oplossing, …); — — de mogelijkheid tot het koppelen met bepaalde ad-ons (bv. document management oplossingen of gelijkaardig); — — begeleiden en verzekeren van de datamigratie uit de applicatie Peoplesoft (versie 8.4 SP1) naar de nieuwe omgeving; — — de mogelijkheid om op elektronische wijze in- en uitgaande facturen te verwerken; — — een „hypercare”, met name het intensief opvolgen en snel opvangen van problemen en „kinderziektes” na de go-live, evenals het instaan voor de „nazorg” (verificatie van de goede werking van de modules en de verdere opvolging van gebruikers); — — voorzien van opleiding / training voor de gebruikers (boekhouding, aankoopdienst, …) en key users; — — voorzien van alle benodigde documentatie en manuals; — — de mogelijkheid tot het opvolgen van procesgerelateerde data (KPI's ter meting van de efficiëntie en effectiviteit van de processen); — — een SLA m.b.t. de dienstverlening & software updates; — — hosting, onderhoud, ondersteuning, datastorage en dataprotection; — — projectbeheer en kwaliteitsbeheer. Volgende volume gerelateerde informaties worden indicatief opgeven: — aantal verkoopfacturen/jaar: circa 2 700; — aantal aankoopfacturen/jaar: circa 5 800; — aantal vaste activa: circa 6 200 (actief); — aantal bewegingen op inkooporder niveau/jaar: circa 4 500; — wekelijkste betalingscycli. De initieel vooropgestelde tijdshorizon voor het contract is 5 jaar.