Document management services

Tender description

Die Stadt Passau beschafft ein Dokumentenmanagementsystem mit elektronischer Langzeitarchivierung. Ziele für die Einführung eines DMS/Archivsystems sind: — orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit der Akten, — gleichzeitiger Zugriff von mehreren Bearbeitern, — einfache, schnelle, umfängliche und komfortable Recherchemöglichkeit, — schnellere und bessere Auswertung, Darstellung und Verarbeitung, — Vermeidung einer fehleranfälligen mehrfachen Erfassung und Pflege von Daten, — Erhöhung der Transparenz des Verwaltungshandelns, — Herstellung vollständiger Akten, — Revisionssichere Langzeitarchivierung und — langfristig ein DMS / Archivsystem für die Stadtverwaltung. In der Stadtverwaltung gibt es ca. 500 PC Arbeitsplätze, die langfristig alle eingebunden werden sollen. Die Einführung eines DMS bei der Stadt Passau erfolgt schrittweise. Sie beginnt mit definierten Startprozessen. Softwarelizenzen, etc. werden zunächst nur in der benötigten Anzahl beschafft. Je nach erfolgreicher Einführung, Ausbau und Zielerreichung wird die Einführung sukzessive vorangetrieben und nach Bedarf weiter beschafft. Die Stadt behält sich die Einstellung des Projektes vor, insbesondere wenn das beschaffte Produkt im realen Einsatz die Anforderungen nicht im gewünschten Maß erfüllt, der Anbieter den Anforderungen an Service (Termineinhaltung, Zielerreichung, Zuverlässigkeit, etc.) erfüllt oder die Haushaltsmittel nicht mehr bereitgestellt werden können. Der weitere Ausbau erfolgt nach erfolgreicher Einführung der Startprozesse in geeigneten Arbeitsbereichen. Angebotsprüfung und – wertung: Die Angebotsprüfung und –wertung erfolgt in zwei Schritten. Im ersten Schritt erfolgt eine unternehmensbezogene formale Prüfung entsprechend den Eignungskriterien gem. III.2.1) bis III.2.3) auf Vollständigkeit der geforderten Eignungsnachweise. Im zweiten Schritt erfolgt eine auftragsbezogene Wertung gem. Ziff. IV.2.1) „Zuschlagskriterien“: