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Tender description

Es ist beabsichtigt, einen Auftrag zur Erstellung eines Corporate Design Manuals zu vergeben. 1. Ausgangssituation und Ziele des Auftrags: Die Sächsische Aufbaubank – Förderbank (SAB) ist das Förderinstitut des Freistaates Sachsen. Ob Investitionen für den sächsischen Mittelstand oder die Landwirtschaft, die Schaffung oder Modernisierung von Wohnraum, der Ausbau kommunaler Infrastruktur oder die Förderung von Bildungsprojekten im Land – die Mitarbeiter der Sächsischen Aufbaubank stehen Privatpersonen, Unternehmen, öffentlichen Kunden und Vereinen rund um ihre Fragen zu einer möglichen Förderung zur Seite. Dabei greift die SAB in allen Förderfragen auf das Portfolio von Land, Bund und EU zurück. Die Wiedererkennbarkeit der Bank soll durch eine einheitliche externe und interne Kommunikation gewährleistet werden. Das Corporate Design Manual aus dem Jahr 2012 soll als Grundlage für eine Überarbeitung dienen. Auf dieser Basis sollen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie alle Dienstleister überarbeitete verbindliche Regelungen zur visuellen Kommunikation erarbeitet werden. Es ist eine grundlegende Bestandsaufnahme, Analyse und Beratung hinsichtlich des vorhandenen Corporate Designs sowie seine Überarbeitung notwendig. Die SAB ist eine Anstalt des öffentlichen Rechts und kommuniziert vorwiegend regional und in bestimmten Fällen bundesweit. Das Corporate Design ist ein wesentliches Element, um kundengerecht und in der Öffentlichkeit angemessen aufzutreten. Es soll einen hohen Wiedererkennungswert haben und seriös, korrekt, verlässlich, authentisch, professionell, verständlich, modern sowie klar strukturiert sein. 2. Art und Umfang der Leistungen: Das Corporate Design Manual soll die Grundgestaltungselemente des Corporate Designs der SAB für die interne und externe Kommunikation definieren. Es soll die Standards eines einheitlichen Erscheinungsbildes der SAB für den konsequenten Einsatz festlegen. Es soll alle Merkmale des Corporate Designs zusammenfassen und Auskunft über die entwickelten Details geben. Das sind z. B. Schriftarten, Schriftgrößen, Farbklimatafeln etc. Bereits bestehende Elemente des bisherigen Erscheinungsbildes sollen aufgegriffen, eventuell weiterentwickelt und systematisiert werden. Bei der Vergabe von Aufträgen an Dritte soll das Corporate Design Manual eine Arbeitsgrundlage für Dienstleister wie Grafiker und Drucker bilden. Es soll gewährleisten, dass jeder Dienstleister sich an gegebene Regeln halten kann und ein einheitliches Erscheinungsbild der Bank erzielt wird. Nicht nur im Hinblick auf Externe spielen die Vorgaben eine große Rolle. Sie sollen auch dazu beitragen, dass die internen Nutzer nicht von den vorgegeben Grundsätzen und Rahmenbedingungen abweichen. Das zu erstellende Corporate Design Manual soll insbesondere detaillierte Richtlinien zu folgenden Bereichen enthalten: — Bild-Wort-Marke; — Markensprache (Geschlechter, Eigennamen, Namensreihenfolge bei Anreden etc.); — Sprachleitfaden; — Schriften,-Farben (Schriften-Rechte); — Logo. Das neue Corporate Design soll in Hinblick auf die interne sowie externe Kommunikation im Digitalen- und Printbereich mit folgende Maßnahmen umgesetzt werden: Digital: — Bankenrundschreiben; — Infotainment; — Imagefilm; — Newsletter; — Intranet. Print: — Flyer; — Jahresberichte; — Broschüren; — Geschäftspapiere; — Presseinformationen; — Veranstaltungsmaterialien; — Tagungsmappen; — Bewertungsbögen; — Visitenkarten; — Kundenbriefe (ProSAB); — Briefvorlagen (Word); — Faxvorlage (Word); — Leitfäden; — Anzeigen und Plakate; — Messematerialien; — PowerPoint-Präsentation; — Interne Wanderausstellung; — Gesprächsnotizen, Telefonnotizen; — Vermerke, Vorstandsvorlagen; — Mitarbeiterinformation; — Stellenausschreibung; — Protokoll; — ProSAB – interne Vordrucke. Im Rahmen des Auftrags sollen folgende Anforderungen erfüllt werden: — Die Richtlinien für das Corporate Design Manual werden in enger Zusammenarbeit mit dem Vorstandsstab entwickelt. — Der Auftragnehmer dokumentiert alle Richtlinien schriftlich in einem Corporate Design Manual und übergibt dieses dem Auftraggeber in gedruckter Form und auf CD-Rom. — Die Richtlinien sind leicht verständlich, übersichtlich und ansprechend gestaltet. — Barrierefreiheit ist durchgängig gewährleistet. — Für alle häufig vorkommenden veränderbaren Dokumente (Vermerke, Gesprächsnotizen, Präsentationen etc.) werden Muster und Vorlagen in den aktuell genutzten Office-Versionen erstellt. — Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der SAB werden vom Auftragnehmer im Rahmen von Inhouse-Schulungen in der Bank in die Arbeit mit den neuen Richtlinien eingeführt. — Das Corporate Design Manual wird exklusiv für den Auftraggeber erstellt. Sämtliche Werkstücke (Texte, Druckunterlagen, etc.) gehen mit der Abnahme des Manuals in den Besitz des Auftraggebers über. Sämtliche Nutzungsrechte des Manuals liegen uneingeschränkt beim Auftraggeber. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dafür einzustehen, dass sämtliche von ihm erbrachte und zu erbringenden Leistungen nicht mit Urheberrechten, Leistungsschutzrechten oder sonstigen Rechten Dritter belastet sind. Sollte der Auftragnehmer entgegen dieser Verpflichtung urheberrechtlich geschützte Leistungen Dritter unberechtigt verwenden und der Auftragnehmer insoweit von dem Urheber in Anspruch genommen werden, ist der Auftragnehmer verpflichtet den Auftraggeber insoweit freizustellen und sämtliche dadurch entstehenden Kosten zu tragen. 3. Zeitplan: Das Corporate Design Manual der SAB ist innerhalb der ersten drei Monate ab Auftragsvergabe mit dem Schwerpunkt auf die externe Kommunikation im Printbereich zu erstellen. In der ersten Phase finden Bestandsaufnahme, Analyse und Beratung hinsichtlich des vorhandenen Corporate Designs, seine Überarbeitung und Weiterentwicklung sowie das Setzen neuer Standards statt. Die zweite Phase umfasst die detaillierte Ausarbeitung und Darstellung in einem Manual. Nach Abschluss und Abnahme der in der ersten Phase zu erbringenden Leistungen werden 50 Prozent des Rechnungsgesamtbetrags fällig. Alle weiteren Bereiche werden in den folgenden 3 Monaten bearbeitet und die restlichen 50 Prozent werden nach Abschluss aller beauftragten Arbeiten fällig. 4. Auswahlkriterien/Qualitative Anforderungen: Im ersten Schritt findet ein Teilnahmewettbewerb statt. Die SAB wählt im Anschluss drei Agenturen aus, die zu den wirtschaftlichsten Bietern (Handelsregisterauszug) gehören sowie den Anforderungen in Bezug auf die fachlichen Qualifikationen und Referenzen entsprechen. Es ist erforderlich, dass die ausgewählten Agenturen über umfangreiche Erfahrungen in der Ausarbeitung von Corporate Design Manuals in Zusammenarbeit mit öffentlichen Einrichtungen (Förderbanken, Behörden etc.) verfügen. Dies ist über die Angabe und den Nachweis von Referenzprojekten mit den jeweiligen Ansprechpartnern zu belegen. Ebenso ist die Qualifikation und fachliche Eignung eingesetzter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und deren Erfahrung nachzuweisen. Im zweiten Schritt erhalten die drei Agenturen eine Aufgabe, anhand dieser findet die fachliche Bewertung für die anschließende Vergabe statt.